Prowadzenie własnej firmy to marzenie wielu Polaków. Jednak zanim zdecydujesz się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, warto dokładnie poznać wszystkie związane z tym koszty. JDG może być atrakcyjną formą samozatrudnienia, ale wiąże się z konkretnymi obowiązkami i obciążeniami finansowymi. W tym artykule przedstawiamy szczegółowo, jakie są miesięczne koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku.

Składki ZUS – największy stały koszt jednoosobowej działalności

Niezależnie od tego, czy firma osiąga zysk, czy nie, przedsiębiorca ma obowiązek opłacania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W 2025 roku przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma do wyboru kilka opcji: preferencyjny ZUS (dla nowych firm), Mały ZUS Plus (dla firm z niższymi dochodami) oraz pełny ZUS.

Pełne składki ZUS na ubezpieczenia społeczne – bez składki zdrowotnej, która wyliczana jest indywidualnie na podstawie dochodu oraz wybranej formy opodatkowania – w 2025 roku wynoszą 1773,96 zł. Jednocześnie przedsiębiorcy (szczególnie ci, którzy zakładają działalność po raz pierwszy) mogą liczyć na programy wsparcia i ulgi. Przykładowo Ulga na start pozwala na całkowite zwolnienie przedsiębiorcy ze składek na ubezpieczenie społeczne przez 6 miesięcy, natomiast program preferencyjnych składek ZUS pozwala płacić te składki w obniżonym wymiarze przez 2 lata (w 2025 roku preferencyjna składka miesięczna wynosi 442,90 zł, a więc ponad 1 300 zł mniej niż standardowa).

Przeczytaj więcej: Ulga na start, mały ZUS – udogodnienia dla początkujących przedsiębiorców

Przeczytaj więcej: Preferencyjne składki ZUS 2025 – komu przysługują i jak je obliczyć?

Należy również pamiętać, że składki ZUS trzeba płacić nawet wtedy, gdy firma nie przynosi przychodów, co sprawia, że działalność jednoosobowa generuje koszty niezależne od efektywności operacyjnej.

Podatki dochodowe – zależne od formy opodatkowania

Kolejnym istotnym elementem wpływającym na miesięczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej są podatki dochodowe. Przedsiębiorca może wybrać jedną z czterech form opodatkowania: skalę podatkową (12% i 32%), podatek liniowy (19%) lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawki od 2% do 17%).

Wysokość podatku zależy od osiąganych przychodów lub dochodów oraz od formy prowadzenia rozliczeń. W przypadku podatku liniowego i skali podatkowej od podstawy opodatkowania można odliczyć różne koszty prowadzenia działalności gospodarczej, co obniża należny podatek. Przykładowo, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który ponosi koszty na zakup sprzętu, paliwa, usług czy najmu biura, może pomniejszyć dochód do opodatkowania. Wybór formy opodatkowania ma więc kluczowy wpływ na to, jakie będą koszty JDG w skali miesiąca i roku.

Przeczytaj więcej:

• Formy opodatkowania podatkiem dochodowym – jakie możliwości mają przedsiębiorcy? 

• Zmiana formy opodatkowania – kiedy jest możliwa i jak ją przeprowadzić?

Koszty operacyjne – zależne od branży i charakteru działalności

Obok obowiązkowych składek i podatków, koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej obejmują również wydatki operacyjne. W zależności od profilu działalności mogą to być: czynsz za lokal (biuro, magazyn, gabinet), koszty energii, internetu, materiałów eksploatacyjnych, telefonii, oprogramowania, księgowości, marketingu, zakupów towarów czy usług zewnętrznych. 

Przykładowo, grafik freelancer może mieć miesięczne koszty w wysokości kilkuset złotych (głównie subskrypcje narzędzi i sprzęt), natomiast jednoosobowy warsztat samochodowy może wydawać kilka tysięcy złotych na narzędzia, części, wynajem i media. Warto od początku prowadzenia działalności analizować wszystkie wydatki, ponieważ dobrze udokumentowane koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej pozwalają zmniejszyć podstawę opodatkowania, a co za tym idzie – podatek dochodowy. Przemyślany wybór formy opodatkowania jest ważnym elementem optymalizacji podatkowej.

Usługi księgowe i narzędzia – często pomijane, ale istotne koszty JDG

Wielu początkujących przedsiębiorców nie uwzględnia w swoich planach kosztów związanych z księgowością i obsługą działalności. Nawet prowadząc samozatrudnienie, trzeba pamiętać, że poprawne rozliczenia podatkowe, ZUS, ewidencja przychodów i kosztów, a także comiesięczne obowiązki sprawozdawcze to zadania czasochłonne i podatne na błędy. Dlatego wiele osób decyduje się na skorzystanie z usług biura rachunkowego lub systemów księgowości online. Koszty takich usług wahają się zwykle od 100 do 400 zł i więcej miesięcznie, w zależności od formy opodatkowania i liczby dokumentów. Te kwoty również trzeba uwzględnić w kalkulacji miesięcznych kosztów.

Przeczytaj także: Jak generować koszty w firmie jednoosobowej? 

Dodatkowo mogą pojawić się opłaty za certyfikaty kwalifikowane, podpis elektroniczny, domeny, hosting, narzędzia do wystawiania faktur czy prowadzenia CRM – które są szczególnie ważne, jeśli własna działalność opiera się na przykładowo na e-commerce.

Podsumowanie – ile realnie kosztuje prowadzenie JDG w 2025 roku?

Podsumowując, koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku mogą się bardzo różnić w zależności od wielu czynników: statusu ZUS, formy opodatkowania, branży, a także skali działalności. Minimalny miesięczny koszt (ZUS preferencyjny, brak lokalu, niski przychód, ryczałt) może zamknąć się w kwocie ok. 1 500-2 000 zł. Natomiast działalność z większymi kosztami operacyjnymi, pełnym ZUS i obsługą księgową może generować nawet 4 000-6 000 zł miesięcznie, nie licząc inwestycji w rozwój.

Dlatego planując założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, warto stworzyć szczegółowy budżet uwzględniający wszystkie koszty, zarówno obowiązkowe, jak i operacyjne. Wtedy koszty działalności nie zaskoczą Cię w najmniej odpowiednim momencie, a firma będzie miała solidne podstawy do rozwoju.Sprawdź profesjonalną księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej w biurze rachunkowym Progres!