Jak prowadzić księgowość w małej firmie?

Nawet najmniejsza działalność gospodarcza wymaga prowadzenia księgowości. Dla osoby, która nie zna – w wielu miejscach zawiłych – zapisów prawa podatkowego i zasad ewidencji, może to się okazać trudnym zadaniem. Trzeba też wiedzieć, że nawet niewielki błąd może kosztować przedsiębiorcę bardzo wiele. Jak zatem prowadzić księgowość w małej organizacji (również jednoosobowej działalności gospodarczej) i kiedy warto zlecić to zadanie profesjonalistom?

Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej i małej firmie – najważniejsze zasady

Księgowość w małej organizacji można prowadzić samodzielnie lub skorzystać ze wsparcia biura rachunkowego. W pierwszym wypadku nie musimy wydawać na outsourcing tych usług firmie zewnętrznej, jednak trzeba mieć świadomość, że procesy księgowe wymagają wiedzy, uwagi i czasu. Nieznajomość prawa nie jest okolicznością łagodzącą dla urzędu skarbowego, dlatego za ewentualne błędy lub niedopatrzenia przedsiębiorca ryzykuje majątkiem firmy, a w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, także majątkiem prywatnym. Obowiązki tzw. małego przedsiębiorcy to przede wszystkim ewidencja przychodów i wydatków zgodnie z wybraną formą opodatkowania, a także opracowywanie deklaracji dla urzędu skarbowego.

To, jakie dokładnie obowiązki księgowe ma firma, determinuje – oprócz rodzaju prowadzonej działalności – także forma opodatkowania. Przedsiębiorcy w Polsce mają do wyboru 4 modele – skalę podatkową, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i (obecnie wycofywaną) kartę podatkową. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Formy opodatkowania podatkiem dochodowym – jakie możliwości mają przedsiębiorcy?

Księgowość uproszczona – najczęściej stosowana w małych firmach

Księgowość uproszczona, czyli tzw. mała księgowość pozwala ograniczyć formalności małym i średnim firmom, które nie osiągają wysokich dochodów (roczny przychód nie może przekroczyć 2 mln euro w przeliczeniu na złotówki). Z małej księgowości mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i spółki cywilne, jawne, czy partnerskie, a także fundacje i stowarzyszenia.

Księgowość uproszczona nakłada obowiązek:

• prowadzenia ewidencji przychodów (dot. przedsiębiorców, którzy są opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych),
• prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (w pozostałych przypadkach, tzn. gdy przedsiębiorca wybrał podatek liniowy lub skalę podatkową).

W zależności od struktury przedsiębiorstwa konieczne może być również prowadzenie ewidencji środków trwałych, ewidencji przebiegu pojazdu (jeśli przedsiębiorca korzysta z prywatnego samochodu w celach służbowych), czy też prowadzenie rejestrów VAT. 

Więcej na ten temat przeczytasz w naszym artykule: Księgowość pełna a uproszczona – jakie rozwiązanie wybrać? 

Składki i odprowadzanie VAT w małych firmach – terminy

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do odprowadzania składek ZUS (składek na ubezpieczenie społeczne). Jednoosobowe firmy powinny to zrobić najpóźniej 20. dnia kolejnego miesiąca natomiast spółki kapitałowe, fundacje czy stowarzyszenia mają czas do 15. dnia kolejnego miesiąca.

Rejestr zakupu i sprzedaży VAT powinni prowadzić wszyscy przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, czyli wykonują czynności opodatkowane VAT i tym samym opłacają podatek od towarów i usług. Są oni zobowiązani do tworzenia miesięcznych lub kwartalnych deklaracji rozliczeniowej (VAT 7 lub VAT K7). Jeśli przedsiębiorca prowadzi księgowość samodzielnie, powinien deklarację dostarczyć do 25. dnia kolejnego miesiąca/kwartału.

Zarówno formę opodatkowania, jak i to, czy przedsiębiorca będzie płatnikiem VAT, określa się w trakcie rejestrowania działalności.

Księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej – czy warto prowadzić ją samodzielnie?

Prowadzenie księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej samodzielnie jest obarczone pewnym ryzykiem, choć oczywiście jest to zadanie wykonalne i realizowane przez niektórych mikro- i małych przedsiębiorców. Zabiera jednak czas i wymaga uwagi, szczególnie w sytuacji zmiany przepisów, czego przykładem jest wprowadzenie „Polskiego Ładu” z początkiem 2022 roku. Zapisy tej ustawy są w wielu miejscach nieprecyzyjne, niejednoznaczne, lub też trudne do zrozumienia przez osoby nieznające prawa podatkowego.

Najważniejszą zaletą małej księgowości jest uproszczenie procedur, ale także mniejsze koszty prowadzenia tych działań. Zlecenie prowadzenia księgowości uproszczonej jest relatywnie tanie i zwykle „kosztuje tyle samo”, co czas przeznaczony na samodzielne zajmowanie się rachunkowością przedsiębiorstwa.

Księgowość online – nowoczesna rachunkowość dla małych firmy

Nowoczesna księgowość może być prowadzona internetowo. W takiej formie przedsiębiorca może przesyłać dokumenty online, ma też do nich wgląd z każdego miejsca łączącego się z internetem. Elektronicznie są również prowadzone rozliczenia podatkowe PIT i VAT. Jednak księgowość prowadzona w całości przez internet ma również wady. Przede wszystkim nie umożliwia konsultacji trudniejszych spraw podatkowych (np. niejednoznacznych transakcji) z wykwalifikowanym księgowym, który może zinterpretować przepisy i skutecznie pomóc rozwiązać problem.

Więcej o zaletach i wadach księgowości internetowej przeczytasz w naszym artykule: Księgowość internetowa czy biuro rachunkowe – co wybrać i czym się kierować.

W BR Progres oferujemy naszym klientom połączenie księgowości on-line z tradycyjną formą obsługi księgowo-podatkowej. Udostępniamy narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentach, a wiele procedur jesteśmy w stanie przeprowadzić zdalnie. Jednocześnie współpracując z nami, masz dostęp do wykwalifikowanych specjalistów, którzy pomogą Ci wyjaśnić trudne sytuacje księgowe oraz pomogą zinterpretować niejednoznaczne lub zawiłe przepisy podatkowe.

Jeśli szukasz obsługi księgowej, skontaktuj się z nami – świadczymy usługi dla jednoosobowych działalności gospodarczych, ale także dla większych organizacji, w tym księgowość spółek i księgowość dla firm we Wrocławiu i w całej Polsce oraz dla różnego typu stowarzyszeń.