Księgowość internetowa czy biuro rachunkowe – co wybrać i czym się kierować

Wielu mniejszych i większych przedsiębiorców zastanawia się, czy warto korzystać usług biura rachunkowego, czy być może lepiej i taniej jest skorzystać z możliwości, jaką dają różne instytucje (w tym banki), czyli w skrócie mówiąc – księgowości online.

Pokusa jest spora, gdyż teoretycznie usługi księgowości elektronicznej wydają się być tańsze niż współpraca z biurem księgowym, ale czy na pewno? Czy przy podejmowaniu decyzji o wyborze jednej z tych opcji bierzemy wszystko pod uwagę, czy kierujemy się tylko ceną? I czy cena powinna być głównym wyznacznikiem przy powierzaniu naszych rozliczeń „elektronicznemu księgowemu”? Jakie są możliwości, a jakie ryzyka obu tych rozwiązań postaramy się opisać poniżej.

Księgowość internetowa – czy warto?

Korzyści, jakie może przynieść księgowość internetowa są spore, a do głównych należą czas i pieniądz. Choć z tym drugim można by polemizować. Oszczędności polegają głównie na tym, że:

• nie przesyła ani nie przywozi się dokumentów do biura; wszystko można przesłać przez internet co jest bardzo wygodne;
• wszelkie rozliczenia podatkowe (PIT, VAT) rozliczane są elektronicznie;
• dostęp do firmowych dokument i rozliczeń jest 24/7 co daje dużą swobodę w zarządzaniu własnym czasem;
• aplikacje do prowadzenia księgowości elektronicznej są dostępne na telefonach i tabletach więc nie musimy mieć zawsze dostępu do komputera;
• jedna aplikacja pozwala mieć dostęp do ewidencji środków trwałych, prowadzenia kadr czy obsługiwać gospodarkę magazynową;
• dodatkowo wszelkiego rodzaju dokumenty są archiwizowane w aplikacji więc nie ma obawy o ich utratę;
• z założenia księgowość online powinna być tańsza od tradycyjnego biura księgowego, ale czy tak jest faktycznie – o tym poniżej.

Niestety nie jest tak, że prowadzenie księgowości przez internet nie jest pozbawione wad. Takie zarządzanie swoim biznesem ma ich całkiem sporo:

• należy się dokładnie zapoznać z dedykowaną aplikacją i z wszystkimi jej funkcjonalnościami. Trzeba zapoznać się z procesami, które zachodzą niejako „w tle” tak aby ostatecznie rozliczenia podatkowe były prawidłowe;
• wszelkie rozliczenia publiczno – prawne (daniny i podatki) musimy rozliczyć we własnym zakresie. Oczywiście prawidłowo wprowadzone dokumenty pozwolą nam to zrobić, ale czy dzięki temu pozbędziemy się stresu, że na pewno wszystko wprowadziliśmy dobrze;
• trzeba mieć chociaż podstawową wiedzę z zakresu podatków czy różnych form prowadzenia ewidencji księgowej;
• w wielu przypadkach nie ma możliwości bezpośredniego skontaktowania się z księgową. Nie ma konsultacji wątpliwych transakcji „tu i teraz” czy rozwiania podatkowych dylematów na bieżąco;
• aplikacji raczej nie sprawdzą się przy średnich i większych podmiotach oraz tam gdzie zatrudniona jest większa ilość osób (i nie mówimy tu o 10 czy 20 osobach). W zasadzie wszystkie takie aplikacje są dedykowane do mikroprzesiębiorców.

Biuro rachunkowe – co wybrać?

Natomiast alternatywą dla księgowości internetowej jest korzystanie z usług wykwalifikowanych księgowych czy biur rachunkowych. Najlepiej aby pracownicy a już na pewno właściciele biura mogli się pochwalić certyfikatami Ministerstwa Finansów. Co prawda w wyniku uwolnienia zawodu księgowego parę lat temu – nie ma możliwości jego uzyskania, ale wcześniej tylko on dawał prawo do prowadzenia biura rachunkowego. Dawało to pewność, że naszymi rozliczeniami i podatkami zajmują się profesjonaliści. Obecnie otworzyć biuro księgowe może każdy, ale zawsze jednak warto zapytać o certyfikat.

Korzyści i zalety ze współpracy z wykwalifikowanym księgowym wydają się być oczywiste:

• nie musimy się znać na systemie/aplikacji księgowej. Wystarczy, że dostarczymy do biura dokumenty i temat dla nas się zamyka. Obecnie można się już spotkać z biurami, które korzystają z nowoczesnych rozwiązań i również posiadają aplikacje do przekazywania i przechowywania dokumentacji. Powoduje to, że wystarczy podesłać skan lub zdjęcie faktury a biuro już ją otrzyma i odpowiednio rozliczy. W tym momencie przedsiębiorca również ma dostęp do dokumentów i rozliczeń 24/7;
• nowoczesne narzędzie, o którym wspomniane jest powyżej biura w zasadzie udostępniają dla swoich klientów za darmo;
• mamy pewność, że podatki zostały naliczone w sposób prawidłowy;
• nie musimy mieć nawet podstawowej wiedzy o rozliczeniach publiczno – prawnych – temat ten pozostawiamy księgowym, którzy tylko nas poinformują o wysokości podatku do zapłaty;
• mamy bardzo ułatwiony kontakt – do biura zawsze można zadzwonić, napisać e-mail lub spotkać się aby omówić poszczególne kwestie związane z naszym biznesem. Obecnie w wielu biurach jest bezpośredni kontakt do konkretnej osoby, która nas rozlicza z uwagi na erę telefonów komórkowych. Nie ma potrzeby dzwonienia na telefon stacjonarny z prośbą o połączenie z przysłowiową „Panią Krysią”.

Jest również tak, że biuro księgowe ma swoje wady:

• koszty obsługi księgowej wydają się być wyższe od księgowości online gdyż w grę wchodzi zatrudnienie wykwalifikowanych osób, koszty wynajęcia biura, itd., które są wkalkulowane w cenę tej obsługi;
• trzeba znaleźć czas na dowiezienie dokumentów do biura – pod warunkiem, że biuro nie korzysta z nowoczesnych rozwiązań;
• nie zawsze łatwo o kontakt z biurem, często podany jest jeden numer telefonu i nie łatwo nawiązać kontakt o z osobą, która nas rozlicza.

Powyższe punkty to wg nas najważniejsze kwestie dotyczące wyboru odpowiedniej formy współpracy. Jak widać plusy na rzecz on-line nie są tak oczywiste i jednoznaczne biorąc pod uwagę wady tego rozwiązania jak i zalety księgowości tradycyjnej.

Na szczęście tradycyjne biura księgowe idą z duchem czasu – co potwierdza działalność naszego biura. Oznacza to, że można w bardzo dobry sposób połączyć tradycję z nowoczesnością aby obie strony były zadowolone ze współpracy.

Dlatego zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z nami – biurem rachunkowym z Wrocławia. Przekażemy Państwu informacje jak tradycja i nowoczesność mogą dobrze działać dla dobra rozwoju Państwa firm. Wszelkie szczegóły dotyczące naszych nowoczesnych rozwiązań można również znaleźć na naszej stronie www.br-progres.pl oraz na naszym profilu Facebook.