Rachunek a faktura – czym się różnią?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek wystawiania dokumentów potwierdzających sprzedaż towarów lub wykonanie usług. Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które są podatnikami VAT, mają obowiązek wystawiać faktury VAT. Natomiast tzw. “nievatowcy” mogą, ale nie muszą ich wystawiać. Mają prawo to natomiast zrobić na żądanie klienta.

Faktury to dokumenty potwierdzające transakcje zakupu towarów lub świadczenia usług, uwzględniające wartość należnego podatku VAT. Mogą mieć formę papierową lub elektroniczną. Obowiązkowo muszą też zawierać kolejny numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy – imię i nazwisko, skróconą nazwę, adres oraz NIP, nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową, przyznane rabaty, wartość podatku VAT, termin płatności oraz formę zapłaty.

Rachunek czy faktura – co należy wystawić?

Kiedy wystawiamy rachunek, a kiedy fakturę? Zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturę VAT może wystawić przedsiębiorca będący podatnikiem VAT. Natomiast jeśli zrezygnował on z płacenia podatku VAT w wyniku zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, wówczas sprzedaż towarów i wykonanie usług może udokumentować za pomocą rachunku. Nie ma natomiast obowiązku wystawiania faktur, chyba że zażąda tego kontrahent. Wówczas sprzedawca musi to zrobić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Jednak na fakturze przedsiębiorcy zwolnionego z VAT, w polu dotyczącym stawki tego podatku, powinien znaleźć się skrót „zw”, czyli „zwolniony”. Oznacza to, że osoba prowadząca działalność gospodarczą, która wystawiła fakturę, prowadzi sprzedaż zwolnioną z VAT.

Konieczne przechowywanie dokumentów przez 5 lat

Fakturę można wystawić na kilka różnych sposobów: ręcznie (korzystając z gotowych druków), przy pomocy specjalnych programów lub aplikacji, a także wykorzystując samodzielnie przygotowany wzór.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszystkie wystawione faktury, bez względu na to, czy formie papierowej, czy też elektronicznej, należy przechowywać przez 5 lat. Okres ten liczy się od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług.

Rachunek a faktura bez VAT

Przedsiębiorcy, którzy nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT, choć mają możliwość wystawiania faktur bez VAT, najczęściej jako dowód sprzedaży towarów lub świadczonych przez siebie usług, wystawiają rachunek. Jest to również dokument potwierdzający zawartą transakcję. Jest on zwykle wystawiany na wyraźne żądanie klienta. Jeżeli zażądał on tego jeszcze przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wówczas przedsiębiorca ma na jego wystawienie 7 dni, licząc od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeśli jednak kontrahent poprosił o to już po tym fakcie, wtedy właściciel firmy ma na to 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Nie ma natomiast obowiązku wystawienia rachunku w przypadku, gdy kontrahent zażyczy sobie tego po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Rachunek – jak go prawidłowo wystawić?

Na każdym rachunku muszą się znaleźć dane sprzedawcy lub wykonawcy usług oraz kupującego (imiona i nazwiska, nazwy firm), data wystawienia i sprzedaży oraz kolejny numer rachunku. Musi tam być również określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi, a także suma należności wyrażona zarówno liczbowo, jak i słownie.

Aby wystawić rachunek, przedsiębiorca może skorzystać z gotowych druków lub skorzystać z samodzielnie przygotowanego wzoru. Koniecznie należy go wystawić w dwóch egzemplarzach – po jednym dla wystawcy i klienta.

Zarówno podatnik, jak i nabywca towarów lub usług, mają obowiązek przechowywać rachunki przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dany dokument został wystawiony.

Czym różni się faktura od rachunku?

Jaka zatem jest najważniejsza różnica między fakturą a rachunkiem? Choć oba dokumenty wizualnie mogą się nieco różnić, to zarówno ich funkcja, jak i zawartość jest prawie taka sama. Istotną różnicą, która je odróżnia, jest znajdująca się na nich cena. W przypadku rachunku jest to tylko cena jednostkowa oraz ogólna wartość transakcji, natomiast na fakturze konieczne jest wskazanie zarówno wartości netto transakcji, jak i wysokości podatku VAT wraz z obowiązującą stawką. Trzeba tu również podać wartość brutto sprzedanych towarów lub wykonanych usług.