Jak wystawiać faktury VAT? Najważniejsze zasady

Faktura VAT jest jednym z najważniejszych dowodów księgowych, przy pomocy których można udokumentować sprzedaż produktów lub usług przedsiębiorstwa. Warto wiedzieć, jak wystawić fakturę VAT, kto może to zrobić i o jakich zasadach należy przy tym pamiętać. 

Faktura VAT – co to jest?

Faktura VAT to oficjalny dokument wystawiany przez sprzedawcę na rzecz nabywcy towarów lub usług. Skrót „VAT” oznacza „podatek od wartości dodanej”, który jest nakładany na większość transakcji handlowych w Polsce. Jest to ważny dokument księgowy, który służy do rozliczania podatku oraz udokumentowania transakcji handlowych.

Kto wystawia fakturę VAT?

Faktura VAT to dokument w formie papierowej lub elektronicznej potwierdzający sprzedaż produktów lub wykonanie usług dla danego klienta. Może ją wystawić każdy podatnik VAT. Przedsiębiorca, który prowadzi samodzielnie działalność gospodarczą, jest czynnym podatnikiem VAT lub jest zwolniony z VAT bez względu na to, czy dokonał w urzędzie skarbowym formalnej rejestracji na druku VAT-R, czy też tego nie zrobił. Fakturę VAT mogą także wystawić stowarzyszenia zwykłe lub fundacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, a mimo to mogą prowadzić sprzedaż lub świadczyć usługi. W imieniu podatnika fakturę może także to zrobić osoba przez niego upoważniona, np. przedstawiciel podatkowy. 

Dokument ten może też wystawić sam nabywca towarów i usług, gdy została zawarta umowa uprawniająca go do zrobienia tego w imieniu i na rzecz dostawcy. Uprawnione do tego są również organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi. Jest to możliwe wówczas, gdy na dłużniku spoczywa obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą towarów.

Konieczne przestrzeganie terminu wystawiania faktur VAT

Terminy wystawienia faktur VAT zależą m.in. od rodzaju prowadzonej działalności. Gdy przedsiębiorca sprzedaje produkty lub wykonuje usługi, ma obowiązek wystawić fakturę kontrahentowi najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi. Podobnie, jeśli odbiorca wpłacił zadatek lub całą cenę jeszcze przed zrealizowaniem umowy. Podatnik musi również wystawić fakturę zaliczkową nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość lub część zapłaty od nabywcy. Termin ten dotyczy także wystawienia faktury na żądanie kogoś, kto nie prowadzi działalności gospodarczej. Wówczas warunkiem jest to, aby zgłosić to do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zostanie to zgłoszone później – fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia potrzeby otrzymania faktury.

Terminy wystawienia faktur VAT mogą być różne

Od powyższych reguł są również wyjątki. Jeśli podatnik świadczy usługi budowlane lub budowlano-montażowe ma na wystawienie faktury VAT nie więcej niż 30 dni od dnia ich wykonania. Gdy faktura dotyczy dostawy drukowanych gazet, książek, magazynów i czasopism to przedsiębiorca ma na jej wystawienie 60 dni od ich wydania. Z kolei 90 dni od dnia realizacji zamówienia ma firma zajmująca się drukowaniem gazet, książek, magazynów i czasopism. Najwięcej czasu, bo aż 120 dni ma na wystawienie faktury podatnik, który dostarcza drukowane gazety, książki, magazyny i czasopisma, jeżeli w umowie uzgodniono rozliczenie zwrotów wydawnictw.

Natomiast właściciel firmy, który korzysta ze zwolnienia z VAT w związku z tym, że jego sprzedaż nie przekracza 200 tys. zł rocznie lub przedmiot jego działalności jest zwolniony z VAT, może nie wystawiać faktury. W tym drugim przypadku to od podatnika zależy, czy będzie to robił.

Z kolei, jeśli kwota należności nie przekracza 450 zł lub 100 euro, to podatnik decyduje o tym, czy dokumentem potwierdzającym sprzedaż będzie faktura uproszczona w formie paragonu z nr NIP, czy tradycyjna. Jak widać, zasady wystawiania faktur VAT zależą również od specyfiki działalności przedsiębiorstwa.

Sprawdź również najważniejsze zasady dotyczące tego jak wystawiać faktury bez VAT!

Jak wystawić fakturę VAT? – niekonieczny napis „faktura”

Faktura VAT może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. W tym drugim przypadku może być ona w dowolnym formacie elektronicznym np. PDF, JPG czy XML.

Co ważne, jeśli ma formę elektroniczną, strona sprzedająca produkty lub świadcząca usługi przesyła ją lub udostępnia nabywcy drogą mailową na podany adres e-mail lub poprzez serwer, z którego można ją pobrać. Sprzedawca ma jednocześnie obowiązek zachować ją w swojej dokumentacji.

Faktury elektroniczne są równoważne z papierowymi, zawierają te same elementy, a przy ich wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Od papierowych różnią się sposobem przesyłania.

Wbrew pozorom na dokumencie sprzedażowym wcale nie musi się znaleźć napis „faktura”, aby na jego podstawie rozliczyć koszty. Natomiast musi mieć on charakterystyczne cechy, które zostały określone w przepisach prawnych. Powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach – po jednym dla sprzedającego i odbiorcy. Nie trzeba jednak oznaczać, który z egzemplarzy to oryginał, a który jest kopią.

Zasady wystawiania faktur VAT – niezbędne podanie danych przedsiębiorcy

Na dokumencie sprzedażowym obowiązkowo muszą się znaleźć: data jego wystawienia, kolejny unikatowy numer, dane firmy (nazwa, imię i nazwisko właściciela, adres oraz NIP), dane nabywcy (nazwa, imię i nazwisko właściciela, adres oraz NIP), nazwa sprzedawanego towaru lub wykonanej usługi, ich liczba, wartość netto, suma podatku, przyznane rabaty oraz kwota należności ogółem.

Przyjmuje się, że na fakturze podaje się miejsce zamieszkania przedsiębiorcy, a nie prowadzenia działalności gospodarczej, chyba że ten posiada główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wskazane w CEIDG.

Ważne jest też to, aby kwoty podatku znajdujące się na fakturze były podane w złotówkach. Sumy, które znajdują się na fakturze, zaokrągla się do pełnych groszy. 

Wystawianie faktur VAT zwykle nie przysparza przedsiębiorcom wielkich kłopotów, zwłaszcza gdy mają do dyspozycji specjalne programy do fakturowania lub narzędzia, które to umożliwiają – przygotowane dla nich przez profesjonalne biura rachunkowe.

Dowiedz się więcej i sprawdź, jakie są różnice między rachunkiem a fakturą!