Faktura z datą wsteczną – o czym warto wiedzieć?

Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości co do tego, jak długo po sprzedaży towaru lub wykonaniu usługi można wystawić fakturę VAT. Okazuje się, że zgodnie z aktualnymi przepisami wystawienie faktury z datą wsteczną nie jest możliwe. Dlatego warto wiedzieć, jak zgodnie z prawem rozliczyć transakcje, które już miały miejsce, ale jeszcze nie zostały udokumentowane.

Czy można wystawić fakturę „wstecz” z opóźnieniem?

Niewielu jest przedsiębiorców, którym nie zdarzyło się nigdy wystawienie faktury z wcześniejszą datą. Powodem bywa najczęściej nie zła wola, ale nadmiar obowiązków, który powoduje, że takie sprawy są często zostawiane na ostatnią chwilę. Zgodnie z aktualnie obowiązującą ustawą o VAT, nie można wystawić faktury dokumentującej sprzedaż albo świadczenie usług z datą wsteczną.

Na wystawienie dokumentu sprzedaży przedsiębiorca ma czas do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał dostawy towaru lub wykonał usługę. Jeśli nie zrobił tego w tym terminie, to i tak ma obowiązek wystawić fakturę z datą jej faktycznego wystawienia. Nawet jeżeli ma być to data o kilka miesięcy późniejsza niż data sprzedaży. 

Faktura z datą wsteczną – możliwy bałagan w dokumentacji firmowej

Choć wystawianie faktur z datą wsteczną bywa dość powszechną praktyką, to właściciel firmy powinien mieć świadomość, że takie działanie powoduje nieład w dokumentacji przedsiębiorstwa. Przede wszystkim dlatego, że zakłóca to chronologię numeracji dokumentów. Tymczasem z ustawy o VAT, jednoznacznie wynika, że faktura powinna mieć kolejny numer w ramach danej serii. Konieczna będzie wówczas zmiana numerów wszystkich dokumentów, które zostały przygotowane po dacie wystawienia opóźnionej faktury.

Zyskaj więcej czasu dla swojej firmy

Pozwól, że zajmiemy się Twoją księgowością.
Sprawdź, jak możemy pomóc.

Umów się na konsultację!

Wystawianie faktur z datą wsteczną może także powodować kłopoty dla firmy, która je wystawia, np. wówczas, gdy nie spodoba się to kontrahentowi lub przedstawiciele urzędu skarbowego postanowią zrobić niespodziewaną skrupulatną kontrolę. Wówczas przedsiębiorca może być narażony się na niemałe kary finansowe.

Jak wystawić fakturę po terminie?

Zdarzają się sytuacje, gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą zapomni o wystawieniu faktury. Wówczas podczas jej późniejszego wystawiania powinna ująć na niej rzeczywistą datę dokonania sprzedaży produktów lub usług. Na takim dokumencie znajdują się bowiem zwykle dwie daty – sprzedaży i wystawienia. Ta druga powinna odpowiadać dacie faktycznego wystawienia faktury. Jednak wówczas konieczne bywa skorygowanie zaliczki na podatek dochodowy, a także korekta deklaracji VAT. Trzeba się również liczyć z koniecznością zapłaty odsetek od zaległości podatkowych. Biorąc pod uwagę, że zgodnie z obowiązującymi przepisami możliwe jest wystawienia faktury spóźnionej nawet o kilka lat, odsetki te mogą być naprawdę spore.