Programista a własna działalność gospodarcza

Wielu programistów, testerów czy innych specjalistów branży IT decyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej. Współpraca B2B ma wiele zalet, ale także wad, z których warto zdawać sobie sprawę. Co warto wiedzieć na ten temat, jak założyć jednoosobową działalność, zdobyć dofinansowanie i z jakie obciążenia podatkowe się z tym wiążą?

Programista na JDG – najważniejsze informacje

Współpraca B2B daje wielu osobom większą elastyczność, możliwość wyboru projektów i klientów, a nierzadko też wyższe zarobki niż tradycyjna umowa o pracę. Na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej decydują się niekiedy osoby, które wcześniej były zatrudnione w ramach etatu. Trzeba jednak pamiętać, że świadcząc usługi B2B dla poprzedniego pracodawcy, nie można skorzystać z preferencyjnych warunków dla nowej działalności gospodarczej (m.in. ulgi na start czy preferencyjnego ZUS-u). Więcej na ten temat znajdziesz w dalszej części artykułu.

Możliwe formy opodatkowania 

Programiści prowadzący własną działalność gospodarczą mają do wyboru kilka form opodatkowania, co pozwala im dostosować sposób rozliczeń do indywidualnych potrzeb i sytuacji finansowej. Dopasowując formę opodatkowania do swoich kosztów, przychodów i możliwych do uzyskania ulg można zredukować obciążenia skarbowe. 

Przeczytaj więcej na ten temat: https://br-progres.pl/blog/optymalizacja-podatkowa-w-it/ 

Możliwe formy opodatkowania opisujemy poniżej:

Zasady ogólne (podatek progresywny) lub podatek liniowy

Opodatkowanie na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej, jest podstawową formą opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej. Stawki wynoszą tutaj:

• 12% dla rocznych dochodów do 120 000 zł,
• 32% dla rocznych dochodów przekraczających tę kwotę.

Z kolei w przypadku podatku liniowego stawka podatku wynosi zawsze 19% — niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu. W przypadku tej formy (podobnie jak w przypadku zasad ogólnych) podstawą opodatkowania jest dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty uzyskania.

Przeczytaj więcej: Podatek liniowy a progresywny – porównanie, wady i zalety

Tym samym można „wliczyć w koszty” zakup komputera, oprogramowania, szkoleń i wiele innych wydatków programisty. Nie umożliwia tego jednak kolejna forma opodatkowania popularna wśród specjalistów IT, czyli ryczałt.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt to forma opodatkowania, w której podatek płaci się od przychodu, bez pomniejszania go o koszty. Dla programistów stawka ryczałtu może wynosić 8,5 lub 12%, w zależności od rodzaju prowadzonych usług.

Ryczałt jest relatywnie prosty w rozliczeniach – nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji. Warto jednak pamiętać, że wybierając ryczałt, programista rezygnuje ze wspomnianej wcześniej możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu, ulgi na dzieci, ulgi IP Box, a także możliwości rozliczania się z małżonkiem.

Przeczytaj więcej na ten temat: Ryczałt dla programisty – o czym trzeba pamiętać?

Obowiązki księgowo-skarbowe programisty, który prowadzi JDG

Programista prowadzący własną działalność, musi – podobnie jak każdy przedsiębiorca – rozliczać wszystkie koszty, płacić podatki, składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także składać deklaracje podatkowe we wskazanym terminie. Najważniejsze obowiązki programisty na swoim, to:

• Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) w przypadku wyboru zasad ogólnych lub podatku liniowego. W księgach tych rejestruje przychody i koszty. Przedsiębiorcy, którzy wybrali ryczałt, mają obowiązek prowadzić ewidencję przychodów.
• Wystawianie faktur za świadczone usługi, co jest ważne dla transparentnego dokumentowania przychodów.
• Obliczanie zaliczek na podatek dochodowy – należy regularnie obliczać i wpłacać zaliczki, zgodnie z wybraną formą opodatkowania.
• Rozliczanie składek ZUS – obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także ich regularne rozliczanie.
• Sporządzanie deklaracji podatkowych – należy składać odpowiednie deklaracje podatkowe (np. PIT-36, PIT-36L, PIT-28) w ustalonych terminach.
• Zgłoszenie się do VAT – w przypadku przekroczenia limitu przychodów lub płatnik dobrowolnie zgłosi się jako płatnik tego podatku.

Obowiązkiem osoby prowadzącej własną działalność (lub biura rachunkowego, któremu przedsiębiorca powierzył te obowiązki) jest też zarządzanie dokumentacją – m.in. fakturami, umowami czy dowodami wpłat. Dokumenty trzeba przechowywać przez określony czas na wypadek kontroli. Istnieje też konieczność śledzenia zmian w przepisach podatkowych, aby wszystkie rozliczenia były prowadzone zgodnie z literą prawa.

Współpraca z biurem rachunkowym

We wszystkich wymienionych obszarach może pomóc Ci profesjonalne biuro rachunkowe. Programiści i inni specjaliści IT chętnie wybierają księgowość online, która pozwala na:

• elektroniczny obieg dokumentów,
• internetową komunikację z opiekunem (a także możliwość tradycyjnych spotkań),
• specjalną aplikację do szybkiego wystawiania faktur,
• dostęp do dokumentów i rozliczeń 24/7.

W BR Progres specjalizujemy się w internetowych usługach księgowych dla IT (zaczynając od wsparcia w założeniu działalności i wyboru formy opodatkowania, po wszystkie niezbędne rozliczenia i reprezentację przed urzędami).

Obciążenia podatkowe i składki ZUS programisty na B2B w 2024 roku

Obciążenia podatkowe są kwestią indywidualną i zależą – przede wszystkim, ale nie tylko – od wybranej formy opodatkowania. Obciążenia te można zmniejszać dzięki przysługującym ulgom i odliczeniom.

Kwotę podatku dla trzech form opodatkowania wskazaliśmy na początku artykułu:

• Skala podatkowa – 12% lub 32% dochodu.
• Podatek liniowy – 19% dochodu.
• Ryczałt ewidencjonowany – 8,5% lub 12% przychodu.

Każdy przedsiębiorca musi opłacać składki ZUS za siebie, co obejmuje:

• ubezpieczenia społeczne – obowiązkowe: emerytalne, rentowe i wypadkowe oraz nieobowiązkowe: chorobowe,
• Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS) – z kilkoma wyjątkami, gdzie przedsiębiorca może być zwolniony z tego obowiązku.
• ubezpieczenie zdrowotne (składka zdrowotna) – której wysokość zależy od formy opodatkowania.

Minimalną podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne jest 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Szczegółowe zasady wyliczenia składek znajdziesz na rządowych stronach: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00274 

Według przykładowej estymacji na tej stronie, w 2024 roku wysokość składek na ubezpieczenie społeczne (bez składki zdrowotnej) do 1 600,32 zł. Dla przedsiębiorców, którzy korzystają z ulgi Mały ZUS, przykładowa estymacja wynosi 408,16 zł (więcej na temat ulgi w dalszej części artykułu). 

Składka zdrowotna dla programisty 

Składka zdrowotna dla programisty prowadzącego własną działalność w 2024 roku wynosi:

• Skala podatkowa – 9% podstawy wymiaru składki (dochodu osiągniętego w ramach działalności).
• Podatek liniowy – 4,9% od dochodu z działalności.
• Ryczałt ewidencjonowany – składka jest tutaj progresywna, tzn. rośnie wraz z przychodami (przychód poniżej 60 000 zł = 419,46 zł, w zakresie 60-300 000 zł = 699,11 zł, przychód powyżej tej kwoty = 1 258,39 zł).

Tym samym wybierając formę opodatkowania, programista powinien też uwzględnić wysokość składek w stosunku do osiąganych dochodów/przychodów (szczegóły również znajdziesz na wspomnianej wyżej stronie portalu biznes.gov.pl).

Jeśli potrzebujesz wsparcia w optymalizacji podatkowej, skontaktuj się z nami!

Ulgi dla nowych przedsiębiorców

• Ulga na start – ulga kierowana do początkujących przedsiębiorców, którzy otwierają działalność po raz pierwszy. Przez 6 miesięcy działalności mogą być zwolnieni z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (opłacają wtedy jedynie składkę zdrowotną).
• Preferencyjny ZUS – Nowi przedsiębiorcy przez pierwsze 24 miesiące działalności mogą opłacać niższe składki ZUS – wyliczane od referencyjnej podstawy: w wysokości 30% minimalnego wynagrodzenia. 

Programiści prowadzący własną działalność mogą też skorzystać z ulgi Mały ZUS Plus. Pozwala ona na płacenie niższych składek na ubezpieczenia społeczne przez przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku uzyskali przychód nieprzekraczający 120 tys. zł. Jednym z warunków skorzystania z ulgi jest jednak prowadzenie działalności przez minimum 60 dni w poprzednim roku kalendarzowym (tym samym nie można z niej skorzystać na starcie działalności).

Od 1 listopada 2024 roku mikroprzedsiębiorcy mogą też korzystać z wakacji składkowych, czyli zawieszenia płatności składek przez określony czas (po spełnieniu określonych warunków).

Możliwości dofinansowania dla firmy programistycznej i JDG

Programiści, którzy chcą założyć własną działalność, mają możliwość skorzystania z preferencyjnych ulg i odliczeń, a także wnioskować o dotację z urzędu pracy. Powiatowe urzędy pracy oferują dofinansowanie ze środków Funduszu Pracy.

Kwota dofinansowania jest przyznawana indywidualnie i zależy przede wszystkim od środków, jakie urzędy pracy otrzymały ze środków publicznych na realizację tego celu. Może być to maksymalnie sześciokrotność aktualnego średniego wynagrodzenia za pracę w gospodarce narodowej. Te dane są aktualizowane przez GUS co miesiąc. Tym samym maksymalną kwotą, jaką można uzyskać pod koniec 2024 roku to około 27 000 zł.

Wnioskować można w urzędzie pracy właściwym dla adresu zameldowania. Pamiętaj, że musisz też spełnić określone warunki – to zwykle konieczność posiadania statusu osoby bezrobotnej przez określony czas przed złożeniem wniosku i nieprowadzenie działalności gospodarczej przez poprzednie 12 miesięcy. Konieczne jest także podpisanie umowy (przez przyszłego przedsiębiorcę i poręczycieli) oraz zobowiązanie się do prowadzenia działalności przez wskazany czas. 

Każdy urząd ma wewnętrzny regulamin, dlatego warto zapoznać się z zasadami wnioskowania na stronach internetowych właściwej placówki.

Jak założyć jednoosobową działalność i o czym pamiętać?

Założenie własnej działalności gospodarczej jest bardzo proste – można to zrobić w całości przez internet, bez wychodzenia z domu. Trzeba jednak pamiętać o wypełnieniu konkretnych wniosków (jest ich kilka) oraz o dopełnieniu istotnych terminów. Jeśli nie chcesz zakładać firmy przez internet, możesz to zrobić tradycyjnie – odwiedzając urząd lub prowadząc z nim kontakt listowny.

Najważniejsze etapy tego procesu, to:

• Wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestracja jest bezpłatna, a po jej zakończeniu otrzymasz NIP i REGON (o ile nie posiadałeś lub posiadałaś ich wcześniej). Należy to zrobić przed rozpoczęciem działalności.
• Rejestracja w ZUS i wybór ubezpieczeń – należy to zrobić w terminie do 7 dni od rozpoczęcia działalności. Przy rejestracji możesz też wnioskować o przysługujące ulgi.
• Pozostałe formalności – na przykład rejestracja jako płatnik VAT, jeśli prowadzisz działalność objętą tym podatkiem, założenie konta firmowego czy zgłoszenie do ZUS ewentualnych pracowników.

Instrukcję zakładana własnej firmy online znajdziesz w naszym artykule: Jak założyć działalność gospodarczą przez internet?

Przed rozpoczęciem rejestracji, przygotuj niezbędne dane, takie jak PESEL i zastanów się też nad formą opodatkowania, którą musisz wskazać we wniosku. Konieczne będzie też określenie kodu (lub kodów) PKD.

Kody PKD dla programistów i specjalistów IT – jakie wybrać?

Kod PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) definiuje zakres prowadzonych usług. Warto pamiętać, że działalność związana z oprogramowaniem może obejmować różne kody, a przedsiębiorcy mogą wybrać ich kilka. W praktyce nie ma tu ograniczeń, jednak na formularzu PKD jest miejsce na 9 takich kodów (dodatkowe należy zgłosić na osobnym formularzu).

Najczęściej wybieranym kodem zawodu dla programisty jest kod 62.01.Z (działalność związana z oprogramowaniem). Jest to niejako domyślny kod dla osób, zajmujących się tworzeniem, rozwijaniem i dostarczaniem oprogramowania. Obejmuje on zarówno tworzenie aplikacji, jak i systemów komputerowych na zamówienie.

Inne kody PKD, z których korzystają specjaliści IT, to: 

Pamiętaj, że kody PKD nie można wybierać dowolnie – powinien odpowiadać rzeczywistemu zakresowi działania Twojej firmy.