Koszty uzyskania przychodu w działalności prawniczej – co można odliczyć?

Prowadzisz kancelarię prawną i zastanawiasz się, jak legalnie zoptymalizować swoje podatki? Kluczem do sukcesu może okazać się bardziej przemyślane zarządzanie kosztami uzyskania przychodu. Podpowiadamy, jakie wydatki możesz odliczyć, aby zmniejszyć podstawę opodatkowania i zoptymalizować swoje finanse.

Podstawy prawne – co wrzucić w koszty w działalności prawniczej?

Zacznijmy od tego, czym tak dokładnie są koszty uzyskania przychodu. Według definicji są to wydatki poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów. W przypadku kancelarii prawnej obowiązują te same przepisy co w innych branżach – kluczowe regulacje znajdziesz w art. 22 ustawy o PIT oraz art. 15 ustawy o CIT. Należy jednocześnie pamiętać, że aby dany wydatek został uznany za koszt, musi istnieć logiczny związek między nim a prowadzoną działalnością. Nie musi on być co prawda bezpośredni – wystarczy, że sprzyja funkcjonowaniu firmy i jego wpływ na przychody jest racjonalnie uzasadniony.

Organy podatkowe często analizują specyfikę branży prawniczej, dlatego niektóre wydatki wymagają dodatkowego uzasadnienia. Jednym z takich niejednoznacznych przykładów są szkolenia – Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w jednej z interpretacji potwierdził, że mogą one być kosztem uzyskania przychodu, nawet jeśli ich efekt nie jest natychmiastowy. Kluczowe jest jednak odpowiednie udokumentowanie wszystkich wydatków za pomocą faktur, rachunków oraz wszelkiego rodzaju umów.

Wydatki biurowe i zawodowe – czy możesz je odliczyć?

Prowadzenie kancelarii wiąże się oczywiście z wieloma różnorodnymi. Część z nich możesz uwzględnić w swoim rozliczeniu podatkowym. Do najważniejszych wydatków, które możesz odliczyć, zaliczają się:

• Najem biura – zarówno stałej siedziby kancelarii, jak i okazjonalnie wynajmowanych przestrzeni na spotkania z klientami.
• Wyposażenie – meble, sprzęt komputerowy, drukarki, oprogramowanie oraz akcesoria biurowe.
• Literatura i bazy prawnicze – dostęp do elektronicznych baz danych, systemów informacji prawnej oraz prenumeraty czasopism branżowych.
• Obsługa księgowa i podatkowa – usługi biura rachunkowego oraz doradztwo podatkowe niezbędne do prawidłowego rozliczania działalności.

Rozliczanie działań o charakterze promocyjnym oraz reprezentacyjnym

Warto mieć także z tyłu głowy koszty marketingu oraz ogólnie rozumianej promocji usług Twojej kancelarii. Kosztami uzyskania przychodu mogą być więc wydatki na prowadzenie strony internetowej, działania SEO, kampanie reklamowe czy materiały promocyjne.

Znacznie większej uważności wymagają natomiast wszelkie wydatki na reprezentację. W ich przypadku należy zachować szczególną ostrożność, ponieważ przepisy podatkowe jasno odróżniają je od wydatków na działania promocyjne. Wydatki na organizację spotkań biznesowych, poczęstunki czy zakup napojów nie są zaliczane do kosztów działalności. Natomiast działania promujące kancelarię, takie jak wspomniane już wcześniej reklamy internetowe, sponsoring wydarzeń branżowych, druk materiałów promocyjnych czy profesjonalne sesje zdjęciowe, mogą być rozliczone jako koszt uzyskania przychodu. Kluczowe jest prawidłowe rozróżnienie, czy dany wydatek służy budowaniu relacji z obecnymi klientami (reprezentacja), czy pozyskiwaniu nowych (reklama).

Transport – jak prawidłowo go rozliczyć?

Jak prawnik doskonale zdajesz sobie sprawę, że przemieszczanie się pomiędzy sądami, urzędami i siedzibami klientów może generować niemałe koszty. Można je jednak wliczyć w działalność. Jeśli kancelaria posiada firmowy samochód wpisany do ewidencji środków trwałych, możliwe jest odliczenie wydatków na paliwo, ubezpieczenie, naprawy i serwis, jednak jedynie w 75%. Alternatywą jest używanie prywatnego auta do celów służbowych i prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli potocznie zwanej kilometrówki. Koszty transportu publicznego, takiego jak taksówki, pociągi czy samoloty, także mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeśli są związane z prowadzoną działalnością.

Kontrowersyjne koszty – na co uważać?

Nie wszystkie wydatki ponoszone przez prawników są akceptowane przez fiskusa. Jednym z najbardziej dyskusyjnych obszarów są wydatki na odzież. Garnitury, koszule czy eleganckie buty nie mogą być kosztem, nawet jeśli są wykorzystywane wyłącznie w pracy – urzędy skarbowe argumentują, że można ich używać także prywatnie. Wyjątkiem są togi adwokackie i radcowskie, które pełnią funkcję stroju służbowego. Podobnie jest z kosztami związanymi z poprawą wizerunku. Wydatki na fryzjera, kosmetyczkę czy zakup kosmetyków nie podlegają odliczeniu, mimo że mogą wpływać na profesjonalny wygląd prawnika. Takie samo stanowisko organy podatkowe przyjmują w przypadku posiłków spożywanych w trakcie pracy – standardowe lunche nie są kosztem, chyba że są częścią podróży służbowej.

Również składki członkowskie w organizacjach zawodowych budzą wątpliwości. Składki na izby adwokackie i radcowskie można odliczyć, ale członkostwo w innych stowarzyszeniach może być kwestionowane. Istnieją także niejednolite interpretacje dotyczące wydatków poniesionych przed formalnym rozpoczęciem działalności. Niektóre sądy administracyjne dopuszczają ich zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu, inne uznają, że wydatki mogą być ponoszone dopiero po rejestracji działalności.

Pamiętaj, że odpowiednie zarządzanie kosztami uzyskania przychodu pozwala na optymalizację podatkową w sposób legalny i zgodny z przepisami. Kluczowe jest jednak precyzyjne dokumentowanie wydatków i ich prawidłowa kwalifikacja – w razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej. 

Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z ekspertami BR Progres i skorzystaj z usług księgowości dla prawników!