Samochód służbowy do celów prywatnych – o czym trzeba pamiętać?

Niektórzy pracodawcy udostępniają swoim pracownikom samochód służbowy. Jednak pracownik, który ma go do dyspozycji również w czasie, gdy nie pełni obowiązków zawodowych, powinien pamiętać, że jest to również jego przychód. Dlatego warto wiedzieć, jak go rozliczać.

Niektórzy pracodawcy jako bonus do należnego wynagrodzenia dokładają również samochód służbowy, z którego pracownik może korzystać w wolnym czasie. W dodatku za darmo, czyli bez ponoszenia kosztów jego używania. Jest to zatem świadczenie nieodpłatne na rzecz osoby zatrudnionej. Nie jest to jednak przywilej bez znaczenia. Taka możliwość podlega bowiem opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Natomiast właściciel przedsiębiorstwa, do którego należy pojazd, powinien pamiętać, że w związku z tym ma obowiązek od wartości nieodpłatnego świadczenia przekazanego pracownikowi naliczyć i przekazać składki na ubezpieczenia społeczne oraz składkę zdrowotną.

Jak rozliczać samochód służbowy użyczony pracownikowi do celów prywatnych?

Aby oszacować, jaki podatek należy zapłacić od przychodu, którym jest użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych, konieczne jest ustalenie wartości tego świadczenia. Najczęściej określa się to przy pomocy ryczałtu. Od 2022 roku jego wysokość jest zależna od mocy silnika, a nie od jego pojemności oraz od liczby dni, przez które pracownik użytkował pojazd.

Aktualnie ryczałt za używanie samochodu firmowego do celów prywatnych wynosi:

• 250 zł miesięcznie, jeśli moc silnika nie przekracza 60 kW oraz dla samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem.

Natomiast dla samochodów o mocy silnika powyżej 60 kW kwota ryczałtu wynosi:

• 400 zł na miesiąc.

Co obejmuje ryczałt za samochód firmowy do celów prywatnych?

Ryczałt za udostępnienie osobie zatrudnionej samochodu służbowego do celów prywatnych po godzinach pracy, obejmuje wszelkie koszty eksploatacyjne m.in.:

• ubezpieczenie,
• bieżące naprawy,
• wymianę oleju i innych płynów eksploatacyjnych,
• wymiana opon,
• obowiązkowe przeglądy okresowe,
• a nawet paliwo.

Koszty te są ponoszone bez względu na to, czy pracownik realnie wykorzystuje samochód w celach prywatnych, czy też z tego rezygnuje.

Użytkownik musi jednak pamiętać, że w ryczałt nie wliczają się takie koszty, jak np. opłaty parkingowe czy opłaty za przejazdy autostradami. Natomiast jeśli pracownik pokryje sam niektóre koszty użytkowania samochodu służbowego, to przychodem będzie różnica między ryczałtem a realnie poniesionymi wydatkami.

Nie ma znaczenia liczba przejechanych kilometrów, ale czas użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych

Każdy, kto korzysta z samochodu firmowego w wolnym czasie, powinien wiedzieć, jak rozliczać ten bonus od firmy.

Na wartość nieodpłatnego świadczenia, jakie przysługuje pracownikowi z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych, nie ma wpływu liczba przejechanych kilometrów, ale liczba dni, przez jakie miał do dyspozycji firmowy pojazd. Wówczas podstawą opodatkowania za każdy dzień jest 1/30 stawki ryczałtu przypadającego na dany typ samochodu.

Samochód służbowy do celów prywatnych a ZUS

Wykorzystywanie przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych jest jego przychodem, stąd też pracodawca powinien naliczyć od niego składkę ubezpieczeniową ZUS. Dlatego wartość tego przychodu jest sumowana z innymi przychodami danego pracownika, gdyż to właśnie łączna kwota wszystkich świadczeń stanowi podstawę obliczania składek ZUS. Następnie są one pokrywane w odpowiednich częściach przez pracownika oraz przez przedsiębiorcę.