Jednoosobowe firmy to największa grupa podmiotów gospodarczych w naszym kraju. Obecnie stanowią aż dwie trzecie wszystkich przedsiębiorstw. Na początku 2022 roku było ich blisko 2,6 mln. Pół miliona z nich zatrudnia od 2 do 5 osób, a 140 tys. ma od 6 do 9 pracowników. Gdy jednoosobowa firma szybko się rozwija, konieczne może okazać się zatrudnienie pracowników. Czy i na jakich zasadach można to zrobić?

Kto może założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najpopularniejsza forma prowadzenia firmy dla osób fizycznych. Aby ją założyć, wystarczy posiadać pełną zdolność do czynności cywilnoprawnych. Wiele osób, które ją prowadzi, pracuje samodzielnie dla jednego lub kilku kontrahentów, co w dużej mierze przypomina pracę na etacie.

Jednak czy jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudniać pracowników? Oczywiście. Są tacy przedsiębiorcy, którzy prowadzą szerszą działalność i zatrudniają pracowników. To na nich spoczywają wszelkie formalności z tym związane, dlatego muszą znać przepisy obowiązujące pracodawców. Wynikają one przede wszystkim z Kodeksu Pracy, regulującego zagadnienia dotyczące czasu pracy, wynagrodzeń oraz urlopów, a także podstawowych kwestii dotyczących ochrony zdrowia oraz BHP. Konieczne jest także zapoznanie się z przepisami dotyczącymi zatrudniania, które znajdują się w Kodeksie Cywilnym, Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – ile może zatrudniać pracowników

Właściciele jednoosobowych firm, którzy planują zatrudnić pracowników, powinni pamiętać, że wiąże się to z dopełnieniem wielu obowiązków. Zależą one m.in. od tego, jaki rodzaj umowy zamierzają oni podpisać z zatrudnioną osobą oraz od jej własnych uprawnień podatkowych.

Również pracodawcę obowiązują różne ograniczenia związane z zatrudnianiem pracowników. Na przykład, jeśli właściciel firmy, która rozlicza się z urzędem skarbowym przy pomocy karty podatkowej, może zatrudnić maksymalnie 5 osób i jedynie na umowę o pracę.

Przeczytaj również: Likwidacja działalności gospodarczej krok po kroku

Firma jednoosobowa – jaka umowa z pracownikiem?

Planując zatrudnienie pracownika, trzeba także wybrać formę umowy, na podstawie której podejmuje on pracę. Może to być umowa o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony. Często, aby sprawdzić umiejętności osoby przyjmowanej do pracy, podpisuje się najpierw umowę na okres próbny. Możliwe jest również zawarcie umowy cywilnoprawnej m.in. umowy zlecenie lub o dzieło.

Zgodnie z Kodeksem Pracy w umowie pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Warto wiedzieć, że nie można zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną. 

[blog_banner]

Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudnić stażystę?

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie są wykluczone z możliwości zaoferowania stażu osobom zarejestrowanym w urzędzie pracy jako bezrobotne. W takiej sytuacji za zatrudnienie pracownika odpowiedzialny jest UP, natomiast właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej pełni funkcję organizatora miejsca pracy dla stażysty. Pracodawca może przyjąć na staż w wybranym okresie tylko jednego potencjalnego kandydata, a jego pensję za obowiązki wykonywane w ramach zadań stażowych opłaca urząd.

Niezbędne zgłoszenie pracownika do ZUS

Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest zgłoszenie faktu zatrudnienia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgłoszenie pracownika do ZUS następuje w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy, jeśli taka została określona w umowie, wtedy nawiązuje się stosunek pracy i obowiązki z niego wynikające. W przypadku braku daty rozpoczęcia w umowie, przy ustaleniu terminu zgłoszenia bierze się pod uwagę datę zawarcia umowy. Dokonuje się tego przy pomocy formularza ZUS ZUA.  Zgłoszenie to obejmuje ubezpieczenia społeczne, czyli emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Kolejną kwestią są obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. Zwolnienia w zakresie ZUS obejmują m.in. studentów, uczniów szkół ponadpodstawowych, którzy nie ukończyli 26 roku życia, ale tylko w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy cywilno – prawnej.

Każdy pracodawca, również właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, musi również co miesiąc dokonać rozliczenia pracownika i siebie z tytułu ZUS. W tym celu należy do 20 dnia następnego miesiąca złożyć deklarację ZUS DRA wraz z raportami imiennymi dotyczącymi zarówno przedsiębiorcy, jak i pracowników.

Składki ubezpieczeniowe w 2022 r. z tytułu umowy o pracę wynoszą:

• Emerytalna – 19,52%
• Rentowa – 8%
• Chorobowa – 2,45 %
• Wypadkowa – 1,67%
• Zdrowotna – 9%
• Fundusz Pracy – 2,45%
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,1%

Czy płacąc niski ZUS, można zatrudniać pracowników?

Wielu właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych korzysta z tzw. ZUS-u Plus. Niektórzy z nich zastanawiają się, czy w takiej sytuacji mogą zatrudniać pracowników i czy nie spowoduje to utraty prawa do ulgi ZUS Plus. Tymczasem zatrudnienie pracownika nie ma na to żadnego wpływu, gdyż wszystkie ulgi dotyczą jedynie składek odprowadzanych przez właściciela firmy. Natomiast składki odprowadzane w imieniu pracowników nie są już ulgowe.

Konieczne rozliczanie wynagrodzenia i odprowadzanie podatku od jego dochodów

Do obowiązków każdego pracodawcy należy ewidencja i rozliczanie wynagrodzeń. Co miesiąc musi naliczać płace i odprowadzać od nich zaliczki na podatek dochodowy, co należy zrobić do 20 dnia każdego miesiąca. Jest to konieczne nie tylko w przypadku pracowników zatrudnionych na etacie, ale również tych, z którymi zawarto umowę cywilnoprawną. Obowiązek ten nie dotyczy natomiast zleceniobiorców oraz pracowników do 26 roku życia, którzy zostali objęci programem „Bez PIT dla młodych”.

Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą może zawrzeć umowę o pracę?

Według przepisów polskiego prawa osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może jednocześnie być zatrudniona w innej firmie na zasadach umowy o pracę. Wyjątkiem jest adnotacja w umowie dotycząca zakazu konkurencji. W takiej sytuacji prowadzenie działalności konkurencyjnej wobec rodzaju działalności pracodawcy może wiązać się z otrzymaniem umownej kary finansowej i naruszeniem kodeksu pracy.

Potrzebujesz pomocy w prowadzeniu księgowości jednoosobowej działalności gospodarczej? Odezwij się do nas i sprawdź naszą ofertę prowadzenia księgowości spółek!

Najczęściej zadawane pytania