Stowarzyszenie zwykłe – księgowość i charakterystyka

Kontynuując temat opisywany we wcześniejszym artykule na temat księgowości w stowarzyszeniach jako takich, w obecnym opracowaniu przedstawimy charakterystykę i sposób rozliczania najprostszej formy działalności, jaką jest stowarzyszenie zwykłe. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się co to jest stowarzyszenie zwykłe, i o czym należy pamiętać, prowadząc księgowość stowarzyszenia zwykłego w 2025 roku. Ponadto, od 1 stycznia 2025 r. więcej stowarzyszeń może skorzystać z Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów (UEPIK), bo limit przychodów został podniesiony z 100 000 zł do 1 000 000 zł. Dowiedz się, jak rozlicza się stowarzyszenie zwykłe i jaka forma księgowości jest w tym przypadku najbardziej odpowiednia!

Co to jest stowarzyszenie zwykłe?

Stowarzyszenia zwykłe swoją działalność opierają na ustawie z 1989 roku – Prawo o stowarzyszeniach. Jest łatwe w założeniu, ale niestety ma sporo obowiązków związanych ze swoją działalnością.

Główne zalety założenia stowarzyszenia zwykłego to:

• niezbędne są minimum 3 osoby, aby takie stowarzyszenie założyć;
• stowarzyszenia zwykłego nie dotyczy rejestracja w KRS;
• ma zdolność do czynności prawnych (może nabywać prawa i własności, zaciągać zobowiązania, występować w sprawach sądowych);
• środki na swoją działalność uzyskuje ze składek, darowizn, spadków czy dotacji;
• mogą uzyskać status organizacji pożytku publicznego (OPP);
• może zostać przekształcone w stowarzyszenie zarejestrowane w KRS.

Cele stowarzyszenia zwykłego

Wraz z utworzeniem stowarzyszenia zwykłego w regulaminie należy zawrzeć informacje na temat głównych celów działalności. Stanowią one podstawę do utworzenia stowarzyszenia, ponieważ kryje się za nimi informacja pozwalająca dowiedzieć się, z jakich powodów dane stowarzyszenie powstało. Ponadto w dokumencie należy nakreślić również sposoby ich realizacji. Jakie mogą być cele stowarzyszenia zwykłego? Mianem tym można określić tak naprawdę każdą działalność, która nie narusza obowiązujących przepisów. Na korzyść osób zakładających stowarzyszenie zwykłe jest również fakt, że cele nie muszą być realne, mierzalne, a przy tym służyć na rzecz użytku społeczeństwa.

Stowarzyszenie zwykłe – cechy

Stowarzyszenie zwykłe nie posiada osobowości prawnej, ma bardziej zrozumiałą strukturę organizacyjną i wymaga mniej formalności przy zakładaniu. Oto kilka najważniejszych cech stowarzyszenia zwykłego:

• do utworzenia wystarczy minimum 3 członków,
• rejestracja następuje w starostwie, stowarzyszenie wpisuje się do ewidencji stowarzyszeń zwykłych,
• brak obecności organu nadzoru wewnętrznego,
• brak możliwości zakładania oddziałów terenowych,
• brak możliwości prowadzenia odpłatnej działalności,
• nadzór starosty,
• możliwość zatrudniania pracowników,
• zbieranie składek od członków,
• dostęp do dotacji i organizacji zbiórek,
• zdolność sądowa,
• zamiast statutu stowarzyszenie posiada regulamin działalności, który określa nazwę, cele, teren działania, siedzibę oraz sposób reprezentacji,
• obowiązek posiadania przedstawiciela lub zarządu reprezentującego stowarzyszenie,
• członkowie stowarzyszenia zwykłego odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zobowiązania stowarzyszenia, jeśli egzekucja z jego majątku okaże się bezskuteczna,
• stowarzyszenie zwykłe może zostać przekształcone w stowarzyszenie rejestrowane (z osobowością prawną) pod warunkiem, że liczy co najmniej 7 członków i wszyscy wyrażą na to zgodę.

Obowiązki stowarzyszenia zwykłego

Natomiast poza powyższymi walorami tej formy działalności, istnieje również wiele ograniczeń i obowiązków stowarzyszenia zwykłego, które wynikają z przepisów.

I tak za wady stowarzyszenia zwykłego możemy uznać:

• stowarzyszenie zwykłe nie może prowadzić działalności gospodarczej oraz odpłatnej działalności pożytku publicznego;
• musi posiadać własny numer NIP i REGON;
• założyć takie stowarzyszenie mogą wyłącznie osoby fizyczne;
• nie może tworzyć swoich własnych oddziałów terenowych oraz zrzeszać się w związki;
• jest zobowiązane to posiadania własnego rachunku bankowego;
• podlega ustawie o rachunkowości i jest zobowiązane prowadzić ewidencję księgową nawet w sytuacji gdy nie prowadzi żadnych działań;
• jest zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych oraz składanie deklaracji podatkowych CIT – 8;
• stowarzyszenie nie posiada osobowości prawnej, a za jego zobowiązania odpowiadają wszyscy członkowie solidarnie.
• od 2025 r. stowarzyszenie, którego przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 1 000 000 zł, może prowadzić Uproszczoną Ewidencję Przychodów i Kosztów (UEPIK) zamiast pełnej księgowości – warunkiem jest wysłanie zawiadomienia do urzędu skarbowego do 31 stycznia 2025 r.

Stowarzyszenie zwykłe a KRS

Powyższe punkty to tylko najważniejsze kwestie dotyczące założenia i działalności stowarzyszeń zwykłych. Jak widać, plusy wynikające z tej formy niekoniecznie przeważają nad minusami, z tego względu, że zakres różnych obowiązków stowarzyszenia zwykłego, wynikający z przepisów jest w zasadzie jednolity ze stowarzyszeniami, które wpisane są do KRS. Najważniejszą różnicę stanowi proces rejestracji i ewentualnego prowadzenia działalności we wstępnym okresie. Nowelizacja prawa o stowarzyszeniach z 2016 roku pozwala takie stowarzyszenie przekształcić w normalne stowarzyszenie zarejestrowane w KRS, co w sytuacji późniejszego rozwoju działalności może być istotnym argumentem.

Stowarzyszenie zwykłe — księgowość dla tej formy działalności

Jaka księgowość dla stowarzyszenia zwykłego? Co do zasady stowarzyszenie zwykłe prowadzi pełną księgowość (księgi handlowe), nawet gdy jedynym przychodem są składki członkowskie. Nie ma znaczenia, że:

• nie podlegamy rejestracji w KRS;
• nie prowadzimy działalności gospodarczej;
• nie posiadamy jako stowarzyszenie zwykłe osobowości prawnej;

Prowadzenie księgowości stowarzyszenia zwykłego jest określone odgórnie – w przypadku tej formy działalności mamy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Uproszczona księgowość jest możliwa tylko w uzasadnionych przypadkach. Od 2025 r. uproszczona ewidencja (UEPIK) jest dostępna dla każdego stowarzyszenia zwykłego, którego przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 1 000 000 zł, pod warunkiem zgłoszenia tego wyboru naczelnikowi urzędu skarbowego do 31 stycznia 2025 r.

Regulamin stowarzyszenia zwykłego

Poza prowadzeniem ewidencji księgowej stowarzyszenie zwykłe jest również zobowiązane do sporządzenia regulaminu zgodnie z art. 40 wspomnianej na początku ustawy. Powinien on zawierać:

• informację o nazwie stowarzyszenia;
• określenie siedziby stowarzyszenia;
• cele, dla których zostało ono powołane i sposób pozyskiwania środków finansowych;
• określenie wyboru reprezentujących je osób lub informacje o zarządzie;
• w razie powołania zarządu niezbędne są informacje o trybie jego powoływania, kompetencjach, warunkach ważności uchwał oraz sposobie reprezentacji;
• sposoby nabycia i utraty członkostwa;
• zasady dotyczące dokonywania zmian w regulaminie;
• sposób, w jaki stowarzyszenie może zostać rozwiązane.

Istnieje również możliwość powołania organu kontrolującego (organu kontroli wewnętrznej – komisji rewizyjnej), ale wtedy regulamin musi zostać uzupełniony o zapisy dotyczące sposobu wyboru tej komisji oraz jej kompetencjach/uprawnieniach.

 

 

Dokumenty wymagane do założenia stowarzyszenia zwykłego w 2024 roku

Kluczowym pismem przesyłanym do urzędu miasta jest wniosek o wpis do ewidencji stowarzyszeń zwykłych.

Rejestracja stowarzyszenia zwykłego — dokumenty, o które należy uzupełnić wniosek:

• regulamin stowarzyszenia (o którym wspomnieliśmy wcześniej),
• protokół z zebrania założycielskiego, w którym zawierają się uchwały: uchwała o założeniu stowarzyszenia zwykłego, uchwała o przyjęciu regulaminu, a także uchwała o wybraniu przedstawiciela organizacji,
• spis osób, które tworzą nowo powstałe stowarzyszenie (tzw. lista założycieli), z ich własnoręcznymi podpisami.

Wzory dokumentów niezbędnych do założenia stowarzyszenia zwykłego można znaleźć w placówce właściwego urzędu. Jak powiedzieliśmy, stowarzyszenie zwykłe nie ma osobowości prawnej, a jego struktura organizacyjna jest stosunkowo prosta. Jeśli jednak organizacja powiększa się, można ją przekształcić w stowarzyszenie rejestrowane. Niezbędne będzie jednak spełnienie kilku warunków (między innymi zwiększenie liczby członków, podjęcie odpowiednich uchwał i opracowanie projektu statutu).  Niezbędny będzie także zarejestrowane nowej organizacji w KRS. Rejestrację można przeprowadzić przez Portal Rejestrów Sądowych – specjalny system udostępniany przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą też złożyć dokumenty w formie tradycyjnej (stowarzyszenia z działalnością gospodarczą muszą zarejestrować się elektronicznie).

Księgowość stowarzyszenia zwykłego – komu zlecić to zadanie?  

Jak prowadzić księgowość w stowarzyszeniu zwykłym? Jak da się zauważyć tego, że pomimo to, że omawiane stowarzyszenie nazywa się zwykłe, to jednak zakres obowiązków i ograniczeń w działalności nie jest mały. Wydawać by się mogło, że z uwagi na uproszczoną formę rejestracji również prowadzenie księgowości stowarzyszenia zwykłego i jego obowiązki są mniejsze. Niestety tak nie jest. Dlatego z uwagi na fakt, że sytuacja każdego stowarzyszenia zwykłego jest inna, zapraszamy do kontaktu z nami w razie pojawienia się z Państwa strony wątpliwości. Analiza profilu prowadzonej działalności pozwoli nam odpowiedzieć na wiele pytań i wybrać najbardziej optymalne rozwiązanie obsługi i prowadzenia księgowości stowarzyszenia. Dlatego też zapraszamy do kontaktu – wszelkie szczegóły można znaleźć na naszej stronie oraz na naszym profilu Facebook.

Stowarzyszenie zwykłe — najczęstsze pytania i odpowiedzi

Poniżej znajdują się najczęstsze pytania i odpowiedzi dotyczące stowarzyszenia zwykłego.

Jak rozlicza się stowarzyszenie zwykłe?

Stowarzyszenie składa elektroniczne sprawozdanie finansowe (do 31 marca) oraz deklarację CIT-8. Jeżeli spełnia warunki UEPIK (przychody ≤ 1 000 000 zł i terminowe zgłoszenie), prowadzi uproszczoną ewidencję zamiast pełnych ksiąg.

Czy stowarzyszenie zwykłe może przejść na UEPIK?

Tak – warunkiem jest przychód nieprzekraczający 1 000 000 zł w roku poprzednim oraz złożenie zawiadomienia do US do 31 marca 2025 r.

Czy stowarzyszenie zwykłe może prowadzić działalność gospodarczą?

Stowarzyszenie zwykłe nie może prowadzić działalności gospodarczej oraz odpłatnej działalności na rzecz pożytku publicznego.

Czy stowarzyszenie zwykłe może zatrudniać pracowników?

Stowarzyszenie zwykłe, tak jak inne organizacje pozarządowe, może zatrudniać pracowników.

Czy stowarzyszenie zwykłe ma osobowość prawną?

Stowarzyszenie zwykłe ma ułomną osobowość prawną – nie posiada osobowości prawnej, ale posiada zdolność prawną. Oznacza to,  że może samodzielnie nabywać prawa rzeczowe oraz własnościowe, pozywać oraz być pozywane w sądzie.

Czy stowarzyszenie zwykłe może wystawić fakturę?

Stowarzyszenie zwykłe nie może wystawić faktury, ponieważ zgodnie z prawem nie może prowadzić odpłatnej działalności gospodarczej.

Czy stowarzyszenie zwykłe może zarabiać?

Jak powiedzieliśmy, stowarzyszenie zwykłe nie może prowadzić działalności gospodarczej ani wystawiać faktur. Może jednak uzyskiwać środki na swoją działalność z takich źródeł jak składki członkowskie, spadki, dotacje czy darowizny. Środki uzyskane w ten sposób muszą być jednak przeznaczone wyłącznie na realizację celów stowarzyszenia (tym samym stowarzyszenie zwykłe nie może zarabiać).

Czego nie może stowarzyszenie zwykłe?

Stowarzyszenie zwykłe nie może:

• prowadzić działalności gospodarczej ani też odpłatnej działalności pożytku publicznego,
• zrzeszać osób prawnych,
• prowadzić własnych oddziałów terenowych, ani łączyć się w związki stowarzyszeń.