Rok podatkowy a rok obrotowy – czym się różnią i jakie ma to znaczenie w księgowości?

Choć rok podatkowy i obrotowy w praktyce często się pokrywają, znaczą coś innego. Na czym dokładnie polega ta różnica i jakie ma to znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących różne formy działalności gospodarczej?

Czym jest rok podatkowy?

Rok podatkowy to okres, za który podatnik zobowiązany jest rozliczyć się z fiskusem. W Polsce standardowy rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym i trwa od 1 stycznia do 31 grudnia. W tym okresie przedsiębiorcy oraz osoby fizyczne muszą przygotować i złożyć deklaracje podatkowe, uwzględniając wszystkie dochody, koszty oraz należne podatki.

Dla osób fizycznych rok podatkowy jest zawsze tożsamy z rokiem kalendarzowym i nie ma możliwości tego zmienić. Podobnie w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

W przypadku niektórych podmiotów możliwa jest jednak zmiana roku podatkowego. Zasadniczo, rok podatkowy i obrotowy mogą zmienić tylko osoby prawne, np. spółki kapitałowe (SA, sp. z o.o.), jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie, fundacje i inne podmioty, którym przepisy przyznają osobowość prawną. Wtedy rok podatkowy może zostać przesunięty, np. trwać od 1 kwietnia do 31 marca kolejnego roku. Wymaga to jednak zgłoszenia do odpowiedniego urzędu skarbowego.

Rok obrotowy – definicja

Z kolei rok obrotowy to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych (Ustawa o rachunkowości

art. 3 ust. 1 pkt 9). Tym samym rok obrotowy również trwa 12 miesięcy, jednak nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Przedsiębiorstwo ma możliwość wyboru dowolnego 12-miesięcznego okresu, który najlepiej odpowiada jego cyklowi operacyjnemu i potrzebom zarządzania finansami.

Wybór często uzależniony jest od specyfiki działalności firmy. Na przykład firmy, których działalność ma charakter sezonowy (takie jak przedsiębiorstwa rolnicze), mogą ułożyć rok obrotowy w taki sposób, aby wszystkie kluczowe koszty (np. związane z uprawą, zbiorem i sprzedażą plonów) uwzględnić w jednym okresie rozliczeniowym. Pozwala to na optymalizację podatkową, m.in. w zakresie podatku dochodowego, a także ułatwienie rozliczeń.

Rok obrotowy powinien być określony w statucie lub w umowie spółki – w dokumencie sporządzonym wraz z rozpoczęciem działalności.

Zmiana roku podatkowego – kiedy jest możliwa?

Jak powiedzieliśmy wcześniej, zmiany w zakresie roku podatkowego mogą wprowadzić tylko osoby prawne. O możliwościach przesunięcia roku podatkowego informuje nas art. 8 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Ustawy o CIT).

Podatnik może zmienić rok podatkowy, jeśli:

• Informację o tej zmianie zapisze w odpowiednim dokumencie regulującym (np. w statucie lub umowie spółki).
• Zawiadomi urząd skarbowy. W tym celu należy złożyć druk NIP-2 oraz umowę spółki.

Po spełnieniu tych warunków rokiem podatkowym jest kolejne 12 pełnych miesięcy kalendarzowych.

Otwarcie działalności gospodarczej a rok podatkowy i obrotowy 

W przypadku przedsiębiorców, którzy dopiero rozpoczynają działalność, możliwe jest wydłużenie pierwszego roku podatkowego. Dotyczy to podmiotów otwartych w drugiej połowie roku. Wtedy – o ile ich rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym – mogą wydłużyć rok podatkowy do końca roku kalendarzowego następnego roku. Przykładowo, otwierając działalność 1 sierpnia 2024, można wydłużyć pierwszy rok podatkowy do 31 grudnia 2025.

Podobna zasada obowiązuje dla roku obrotowego – księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za drugą połowę roku (w naszym przykładzie od 1 sierpnia do 31 grudnia 2024) można połączyć z księgami roku kolejnego (od 1 stycznia do 31 grudnia 2025).