Dotacje z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej

Myśląc o założeniu własnej działalności gospodarczej, warto rozpatrzyć różne możliwości finansowania. Jedną z tych form jest dotacja z Urzędu Pracy (PUP). Aby móc skorzystać z takiej możliwości należy złożyć wniosek o dotację w Urzędzie Pracy. Ważnym aspektem tego rodzaju dofinansowania jest fakt, że dotacja na rozpoczęcie działalności gospodarczej jest bezzwrotna. Dotację można otrzymać w dość krótkim terminie ( ok. kilku tygodni) i jest ona wypłacana z góry. Oznacza to, że nie trzeba ponosić wydatków na rozpoczęcie działalności z własnej kieszeni.

By móc ubiegać się o dofinansowanie z Urzędu Pracy należy spełnić łącznie poniższe warunki:

1. Trzeba posiadać status osoby bezrobotnej lub statusu Absolwenta Centrum Integracji Społecznej lub Absolwenta Klubu Integracji Społecznej;
2. Osoba bezrobotna nie może być studentem studiów dziennych. Może natomiast studiować zaocznie;
3. W okresie minimum 12 miesięcy przed złożeniem wniosku (okres ten zależy od UP, w którym składa się wniosek) nie można było prowadzić żadnej działalności gospodarczej;
4. Jeżeli w okresie 12 miesięcy przed złożeniem wniosku bez uzasadnienia odmówiło się przyjęcia propozycji zatrudnienia, przygotowania zawodowego lub stażu dotacja nie zostanie przyznana;
5. W okresie 2 lat liczonych od dnia złożenia wniosku, nie można mieć na swoim koncie przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu;
6. Nie otrzymało się już wcześniej bezzwrotnych środków publicznych na podjęcie działalności ani nie złożyło się w tym samym czasie wniosku o dotację w innym urzędzie pracy.

Trzeba mieć na uwadze, że dotacja z PUP na podjęcie działalności gospodarczej jest możliwa tylko wtedy, gdy podejmujemy jednoosobową działalność gospodarczą. Kwota otrzymana od urzędu może zostać przeznaczona na funkcjonowanie firmy, ale także przygotowanie i organizację jej pracy. Osoby starające się o dofinansowanie mogą zatem wnioskować także o pokrycie kosztów konsultacji prawnych i rozeznania rynku.

Średnia kwota dotacji przyznawanej przez PUP na otwarcie działalności gospodarczej w 2021 roku wynosi 22 000 zł. Można zakładać, że kwota ta nie ulegnie istotnym zmianom w 2022 roku. 

Procedura otrzymania dotacji z PUP na otwarcie działalności

W celu złożenia wniosku w Urzędzie Pracy należy wcześniej zarejestrować się jako bezrobotny. W zależności od Urzędu Pracy obowiązuje czas karencji na złożenie wniosku o dofinansowanie. Może to być miesiąc lub 3 miesiące po rejestracji. Czasami można złożyć wniosek podczas pierwszej wizyty po rejestracji. Dlatego dobrze jest zorientować się wcześniej jakie są warunki na złożenie wniosku o dotację w danym urzędzie, by móc ewentualnie odpowiednio się przygotować na rozpoczęcie działalności.

Sama procedura nie jest skomplikowana. Czasami już w okresie kilku tygodni od dnia złożenia wniosku można uzyskać decyzję o przyznaniu dotacji. Czasami okres ten może się wydłużyć – wszystko zależy od ilości złożonych wniosków w danym Urzędzie. Wnioski badane są pod względem formalnym i merytorycznym. Bada się również kwalifikacje zawodowe wnioskodawcy, jego doświadczenie zawodowe, a także ocenie podlega rodzaj zaplanowanej działalności gospodarczej.

Wyżej wymienione warunki nie są pełną, zamkniętą listą dlatego istotne jest zapoznanie się z regulaminem dotyczącym przyznawania dotacji udostępnianym w konkretnym urzędzie.

Drugim z koniecznych elementów jest przedstawienie odpowiednich dokumentów. Wymaganymi mogą być: biznesplan, certyfikaty, dokumenty potwierdzające uprawnienia zawodowe, referencje i wszelkie inne dokumenty, które mogą wpłynąć na pozytywne rozpatrzenie naszego wniosku. W wielu przypadkach sam biznesplan jako osobny dokument może nie być konieczny gdyż wiele wniosków zawiera już w swojej strukturze swego rodzaju biznesplan.

Umowa z Urzędem Pracy i wysokość dofinansowania

Gdy decyzja o przyznaniu dotacji jest pozytywna ,następnie podpisuje się umowę z danym urzędem pracy. Do podpisania umowy mogą być konieczni poręczyciele, którzy stanowią zabezpieczenie w sytuacji gdyby był konieczny zwrot dotacji do Urzędu Pracy.

Gdy mamy już podpisaną umowę otrzymamy środki pieniężne na wskazany rachunek bankowy. Kwota otrzymanych środków jest różna w zależności od danego Urzędu Pracy. Natomiast wstępnie można przyjąć, że oscyluje ona mniej więcej w kwocie równej sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw (zgodnie z obowiązującą ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, kwota dofinansowania nie może przekroczyć wspomnianej sześciokrotności). Przeciętne wynagrodzenie w sierpniu 2021 roku wyniosło 5 843,75 zł, tym samym maksymalna kwota dotacji z PUP to około 35 000 zł.Konkretną informację na temat wysokości kwoty dotacji można uzyskać w konrektnym urzędzie.

Mając już umowę w ręku oraz środki finansowe na koncie możemy zakładać własną działalność gospodarczą.

Należy mieć na uwadzę, że wydatkowanie środków z dotacji może podlegać kontroli z Urzędu Pracy, dlatego ważne jest aby wykorzystać je zgodnie ze złożonym wnioskiem i w terminie wskazanym w umowie. Jeśli środki zostaną wydane niezgodnie z warunkami umowy wtedy urząd poprosi nas o zwrot całości dotacji. Młody przedsiębiorca powinien rozliczyć się z przyznanych środków w ciągu dwóch miesięcy. Rozliczenie dotacji z Urzędu Pracy powinno zawierać wykaz poniesionych wydatków – celem jest potwierdzenie, że pieniądze zostały wydane zgodnie ze specyfikacją dołączaną do wniosku. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie wykorzystał wszystkich środków, musi zwrócić je na wskazany w umowie numer konta bankowego.

Ważnym warunkiem determinującym brak konieczności zwrotu dotacji jest fakt prowadzenia działalności gospodarczej przez okres minimum 12 miesięcy. W sytuacji gdy termin ten nie zostanie dotrzymany, również wtedy urząd zażąda od nas zwrotu środków.

Trzeba pamiętać, iż zwrot środków następuje wraz z odsetkami w ciągu 30 dni od dnia doręczenia wezwania do ich zwrotu.

Dofinansowanie z Urzędu Pracy na rozpoczęcie działalności – na co można je przeznaczyć w 2021 roku? 

Jak wspomnieliśmy wcześniej, pieniądze przyznane przez PUP można przeznaczyć na cele związane z przygotowaniem i uruchomieniem pierwszej działalności gospodarczej. Wydatki te powinny zostać uwzględnione w kosztorysie, stanowiącym załącznik do wniosku o przyznanie dofinansowania. Warto jednocześnie mieć na uwadze, że szczegółowe zasady co do wysokości i przeznaczenia przyznawanych pieniędzy są ustalane indywidualnie – mogą różnić w zależności od konkretnego urzędu. Zasadniczo jednak środki można przeznaczyć na:

• Konsultacje prawne związane z rozpoczęciem działalności.
• Zakup sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy (może to być komputer, aparat fotograficzny, dron lub inne urządzenia – w zależności od charakteru działalności).
• Niezbędne oprogramowanie – na przykład edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne, programy i aplikacje do tworzenia grafiki internetowej, oprogramowanie antywirusowe, itp.). Dotacja może obejmować także zakup domeny i stworzenie strony internetowej promującą działalność gospodarczą.
• Materiały wizerunkowe – oprócz wspomnianej strony www, będą to na przykład wizytówki, foldery, czy tabliczki informacyjne. W ramach ustalonego limitu można wnioskować także o przyznanie środków na reklamę i promocję.
• Meble i materiały wykończeniowe – takie jak biurka, krzesła, regały, ale także materiały budowlane i wykończeniowe służące do adaptacji lokalu. Środki nie mogą jednak zostać wydane na projekt adaptacji/przebudowy. Koszty adaptacji/remontu nie mogą zwykle przekraczać 20% przyznanej dotacji z PUP.

Urzędy mogą indywidualnie wyznaczać progi wydatków na poszczególne obszary działalności. Mogą zastrzec na przykład, że na marketing i reklamę nie wolno przeznaczyć więcej niż 15% środków. Wysokość tych progów (jeśli zostaną wyznaczone) jest różna w zależności od placówki. W uzasadnionych sytuacjach można wnioskować o zwiększenie przyznanego limitu.

Dofinansowanie na otwarcie działalności – na co nie można przeznaczyć otrzymanych środków?

Otrzymanych z Urzędu Pracy środków nie można przeznaczyć na dowolny cel. Mimo że zakres możliwości jest szeroki (podstawowym warunkiem jest, by rzeczywiście odnosiły się do prowadzonej działalności) istnieje kilka wyłączeń. Są to na przykład:

• Środki transportu – za pieniądze z dotacji nie można kupić samochodu, motoru, roweru, skutera, czy hulajnogi elektrycznej. Dotacje nie obejmują także leasingu.
• Opłaty skarbowo-podatkowe, składki na ubezpieczenie społeczne, a także wynagrodzenia, koncesje, opłaty za wynajem lub media. 
• Szkolenia i kursy podnoszące kwalifikacje.
• Wydatki związane z zakupem gruntu lub nieruchomości.
• Zakup urządzeń do nawigacji GPS, kasy fiskalnej.

Zasadniczo przedsiębiorca nie może wydawać przyznanych środków na jakiekolwiek produkty lub usługi niezwiązane bezpośrednio z prowadzoną działalnością. Z możliwości dofinansowania są wyłączone również niektóre branże, takie jak handel obwoźny i akwizycja, działalność prowadzona na targowiskach, sprzedaż produktów na aukcjach internetowych, czy działalność związana z wynajmem nieruchomości.

Dotacja z Urzędu Pracy w kosztach uzyskania przychodu

Zanim rozpatrzymy czy wydatki pokryte z dotacji będą lub nie będą kosztami uzyskania przychodu, należy wspomnieć, że zgodnie z artykułem art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT środki z takiej dotacji są zwolnione z podatku PIT. Jest to bardzo istotne gdyż to determinuje poniższe rozważania.

Otóż zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 56 ustawy o PIT nie są podatkowym kosztem wydatki pokryte z różnego rodzaju dofinansowań. Artykuł ten nie wymienia jednak dotacji dla bezrobotnego na podjęcie działalności gospodarczej, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT. Oznacza to, że niektóre wydatki sfinansowane w ten sposób mogą być kosztem.

Zgodnie z podstawową definicją, zawartą w ustawie o PIT, za koszty uzyskania przychodów (KUP) należy uznać wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu albo w celu utrzymania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Jednocześnie wydatek taki nie może być wymieniony w art. 23 ustawy PIT. W artykule 23 ustawy jest katalog kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (NKUP), czyli takich, które nie wpłyną na pomniejszenie dochodu a tym samym na pomniejszenie kwoty płaconego podatku dochodowego.

Środki pozyskane z dotacji z Urzędu Pracy można wydać na majątek trwały – czyli środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, które posłużą nam do wykonywania naszej działalności oraz na wyposażenie np. biura lub na materiały i towary lub usługi, które będą związane z naszą działalnością.

Należy wziąć pod uwagę, że wydatki na majątek trwały, sfinansowany z dotacji, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Zasada ta wynika z art. 23 ust. 1 pkt. 45 ustawy, w którym zapisano, iż odpisów amortyzacyjnych środków trwałych albo wartości niematerialnych (przeczytaj więcej na temat amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych) pokrytych z dotacji, nie należy uznawać za koszty firmowe. To natomiast oznacza, że odpisy amortyzacyjne nie powinny być w tym przypadku ujmowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Może natomiast wystąpić sytuacja, w której zakup środka trwałego został pokryty częściowo ze środków z dotacji, a częściowo ze środków własnych. W takie sytuacji jako koszt uzyskania przychodu będzie można uznać tą część amortyzacji, która będzie wynikała z wartości początkowej środka trwałego pokrytego z własnych środków.

Zatem osoba otwierająca działalność gospodarczą, która zakupy finansuje dotacją z urzędu pracy, powinna rozważyć jak zakwalifikować firmowy majątek. Jeśli wartość danej rzeczy nie przekracza 10.000,00 złotych (limit konieczności ujęcia zakupów w rejestrze środków trwałych), to nie musi ona zaliczać jej do środków trwałych i amortyzować. Wtedy wydatek sfinansowany z dotacji stanie się kosztem uzyskania przychodów. Jeśli jednak chce uznać taki sprzęt za środek trwały, to nie zaliczy odpisów amortyzacyjnych z tego rodzaju sprzętu do kosztów podatkowych. Jak więc widać, odpowiednia kwalifikacja majątku decyduje o zasadach jego rozliczenia. Niestety oznacza to jednocześnie, że aby móc skorzystać z możliwości ujmowania odpisów amortyzacyjnych jako koszty uzyskania przychodu, zakupy środków trwałych powinny być sfinansowane ze środków własnych.

Dotacja z Uzędu pracy w zakresie podaku VAT

Osoby zakładające swoją działalność gospodarczą mogą podjąć decyzję czy chcą być tzw. czynnymi podatnikami podatku VAT. Oznacza to nic innego jak fakt rozliczania tego podatku w swojej działalności. Jest to dość istotny element podejmowania decyzji z uwagi na fakt, że wszelkiego rodzaju usługi i towary są w zdecydowanej większości przypadków opodatkowane tym podatkiem.

Kwestię rozliczania podatku VAT reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 kwietnia 2012 roku w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej. Zgodnie z par. 8 ust. 2 pkt. 5 tego rozporządzenia, osoba prowadząca działalność zobowiązana jest do zwrotu odliczonego lub zwróconego podatku VAT, dotyczącego zakupionych w ramach przyznanego dofinansowania wydatków. Oznacza to nic innego jak fakt zwrotu do urzędu pracy wartości podatku VAT od dokonanych zakupów pod warunkiem, że dotacja pokrywała również wartość tego podatku. Istnieje jednak alternatywa dla tego typu operacji. Osoba zakładająca działalność gospodarczą może złożyć w urzędzie pracy oświadczenie, iż rezygnuje z prawa do odliczenia podatku. Wtedy zwrot podatku VAT do urzędu nie będzie konieczny. Niestety drugą stroną tego medalu będzie brak możliwości pomniejszenia poniesionego wydatku o kwotę tego podatku VAT. Dodatkowym obciążeniem jest również fakt, iż do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć będzie można tylko kwotę netto wydatku. Przepisy podatkowe są w tym przypadku bezwzględne i mówią, że podatek VAT może stanowić koszt tylko wtedy, gdy podatnik nie posiadał prawa do jego odliczenia. Istotne jest sformułowanie „nie posiadał prawa” co nie jest jednoznaczne z dobrowolnym zrzeczeniem się tego prawa. Tak więc jeżeli z takiego prawa zrezygnowaliśmy, podatek VAT nie może stać się kosztem dla naszej firmy.

Dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności 2021 i 2022 – podsumowanie

Jak widać złożenie wniosku i spełnienie odpowiednich wymagań stawianych przez urzędy pracy nie jest zbyt skomplikowane. Trudne natomiast może się okazać odpowiednie wydatkowanie tych środków oraz podjęcie decyzji co do rejestracji jako czynny podatnik VAT. Ważne jest prowadzenie odpowiedniej ewidencji, odpowiednie kwalifikowanie wydatków, o czym nie każdy początkujący przedsiębiorca musi wiedzieć. Dlatego też zapraszamy do współpracy osoby chcące rozpocząć pracę na własny rachunek. Powierzenie swoich rozliczeń wykwalifikowanemu specjaliście, jakim jest nasze biuro rachunkowe jest dobrym krokiem na start.

Zapraszamy również do śledzenia artykułów prowadzonych przez nas na stronie portalu Infor.pl. Tam również zamieściliśmy powyższe rozważania pod linkiem:

https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/pit/pit/dzialalnosc-gospodarcza/3038768,Dotacja-z-urzedu-pracy-na-rozpoczecie-dzialalnosci-skutki-w-PIT-i-VAT.html