Czym jest duplikat faktury i kiedy można go wystawić?

Duplikat faktury, to – jak wskazuje nazwa – faktura wystawiona ponownie (w niezmienionej formie). Jest niezbędny w sytuacji, gdy oryginał został zagubiony lub zniszczony. Jak dokładnie wygląda ten dokument, jak wystawić go poprawnie i jakie konsekwencje podatkowe to za sobą niesie?

Duplikat faktury – definicja prawna

Informacje na temat duplikatu faktury znajdziemy w Ustawie o VAT, w art. 106l., gdzie czytamy: W przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę.

Duplikat faktury to zatem swego rodzaju kopia pierwotnej faktury. Może zostać wystawiony przez podatnika (sprzedawcę) na wniosek nabywcy (kontrahenta) i tylko w sytuacji, gdy:

• oryginał został zagubiony lub zniszczony,
• faktura nie dotarła do kupującego.

Oznacza to, że ponowne wystawianie faktury nie jest możliwie w dowolnym momencie bez uzasadnionej przyczyny. Duplikat można wystawić zarówno dla faktury VAT, jak i faktury zwolnionej z VAT lub rachunku.

Przeczytaj także: Faktura – czym jest i co powinna zawierać?

Co musi zawierać duplikat faktury?

Faktura wystawiona ponownie musi zawierać datę wystawienia (właściwą dla duplikatu, nie dla zagubionego oryginału) i wg Ustawy może zawierać wyraz DUPLIKAT (jednak nie jest on obowiązkowy). 

Wszystkie pozostałe informacje, zawarte wcześniej na fakturze oryginalnej, muszą pozostać bez zmian. Tym samym nie można zmienić na przykład terminu płatności faktury, nawet jeśli duplikat jest wystawiany po jego upływie. Nabywca powinien więc jak najszybciej zapłacić należność, może też zwrócić się do sprzedawcy o wydłużenie terminu płatności (najlepiej w formie pisemnej).

Przeczytaj także: Wystawianie faktur po terminie – przyczyny, skutki i konsekwencje

Jak zaksięgować duplikat faktury?

To, jak zaksięgować duplikat faktury, zależy od tego, czy nabywca otrzymał wcześniej oryginał.

• Nabywca zgubił lub zniszczył fakturę – w tej sytuacji duplikat jest jedynie potwierdzeniem wcześniejszej transakcji.
• Nabywca nie otrzymał wcześniej faktury, dla której wystawiono duplikat. W tej sytuacji może rozliczyć ją tak jak każdą inną fakturę, którą otrzymał po raz pierwszy (czyli z rachunkowego punktu widzenia jest ona traktowana jak oryginał). Należy zaksięgować ją w odniesieniu do daty, która znajduje się na duplikacie.

Duplikat faktury a odliczenie VAT

Podatnik, który posiada duplikat faktury VAT, może odliczyć podatek, procedura zależy jednak od tego, czy nabywca otrzymał wcześniej oryginał faktury. Jeśli oryginał do niego nie dotarł, duplikat traktowany jest jak oryginał. Jeśli oryginał został zgubiony lub zniszczony, duplikat służy jako dowód zakupu i podstawa do odliczenia VAT, pod warunkiem zachowania odpowiednich terminów i wymogów formalnych.

W sytuacji, gdy nabywca nie otrzymał wcześniej oryginału faktury, odliczenie VAT z duplikatu faktury wygląda następująco:

• Prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał duplikat faktury. Duplikat traktowany jest zatem jak oryginał faktury.
• Nabywca ma prawo odliczyć VAT w okresie, w którym otrzymał duplikat faktury, lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (miesięcznych lub kwartalnych).

W sytuacji, gdy nabywca otrzymał oryginał faktury, ale go zgubił lub zniszczył, odliczenie VAT z duplikatu faktury wygląda następująco:

• Prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał oryginał faktury. Jeśli nabywca odliczył VAT na podstawie oryginału, duplikat nie zmienia tego prawa.
• Jeśli nabywca nie odliczył VAT na podstawie oryginału, może to zrobić na podstawie duplikatu w okresie, w którym otrzymał oryginał faktury, lub w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. Jeśli termin ten minął, nabywca może dokonać korekty deklaracji VAT za odpowiedni okres.

Nabywca powinien przechowywać duplikat jako dowód zakupu i podstawę do odliczenia VAT.

Duplikat faktury a zmiany w KSeF – nowe zasady od 2026 roku

KSeF (krajowy system e-faktur) to system teleinformatyczny, którego jednym z założeń jest ucyfrowienie obiegu faktur, które pozwoli wyeliminować – między innymi – problem zagubienia lub zniszczenia dokumentów. Każdy wystawiony dokument sprzedaży będzie przechowywany w systemie przez 10 lat, dlatego nie może zostać zagubiony (tym samym nie będzie już potrzeby wystawiania duplikatu).

Zmiany wejdą w życie od 1 lutego 2026 roku.