Koszty uzyskania przychodu mają istotny wpływ na wysokość należnego podatku dochodowego. Zasady ich generowania są ściśle określone w przepisach, ale mogą być różnie interpretowane w zależności od rodzaju działalności i formy opodatkowania. W artykule wyjaśniamy, czym dokładnie są koszty uzyskania przychodu, kogo dotyczą, kogo nie i jak je obliczyć?

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które podatnik ponosi w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. W praktyce oznacza to wszelkie nakłady finansowe, które pozostają w bezpośrednim lub pośrednim związku z prowadzoną działalnością zarobkową i służą generowaniu przychodu.

Koszty te mogą obejmować zarówno wydatki inwestycyjne, jak i bieżące koszty prowadzenia działalności, o ile nie zostały wyraźnie wyłączone przez ustawodawcę (częste wyłączenia wykażemy w dalszej części artykułu). Przykładami typowych kosztów są:

• zakup materiałów biurowych, 
• wynajem lokalu, opłaty za media,
• wynagrodzenia pracowników,
• usługi księgowe, marketingowe i doradcze, 
• amortyzacja środków trwałych.

Wyróżnia się koszty bezpośrednie (np. zakup towaru handlowego) oraz koszty pośrednie (np. czynsz, telefon, księgowość), które należy ująć w ewidencji zgodnie z datą poniesienia lub przypisania do przychodu.

Kogo dotyczą koszty uzyskania przychodu?

Zasady rozliczania kosztów uzyskania przychodu mają zastosowanie w różnych formach prowadzenia działalności oraz przy różnych formach opodatkowania. Obejmują m.in.:

• osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i rozliczające się według skali podatkowej lub podatku liniowego,
• spółki cywilne i jawne, których wspólnicy rozliczają się indywidualnie,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę – w ich przypadku stosuje się ustawowe, zryczałtowane koszty.

Nie dotyczy to jednak podatników, którzy wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, ponieważ nie mają oni prawa do pomniejszania przychodu o koszty.

Przeczytaj także: Ryczałt dla programisty IT – stawki, zasady, ograniczenia

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?

Obliczenie kosztów uzyskania przychodu polega na zidentyfikowaniu i udokumentowaniu wszystkich wydatków związanych z działalnością, które nie zostały wyłączone z katalogu kosztów podatkowych. Bardzo ważne jest tutaj prowadzenie rzetelnej ewidencji – najczęściej w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR).

Każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany – podstawą jest faktura, rachunek (lub ewentualnie inny dowód zapłaty) lub dowód wewnętrzny. Każdy koszt musi też być przypisany do konkretnego źródła przychodu.

Koszty można rozliczać według metody kasowej (w dacie poniesienia) lub metody memoriałowej (w dacie przypisania do przychodu) – ta druga jest obowiązkowa dla podatników prowadzących pełną księgowość.

Przykład rozliczenia w działalności jednoosobowej

Załóżmy, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w grudniu 2025 r. uzyskał przychód w wysokości 30 000 zł. W tym samym okresie poniósł następujące wydatki:

• zakup towarów handlowych: 10 000 zł,
• czynsz za lokal: 3 000 zł,
• usługi księgowe: 800 zł,
• składki ZUS (społeczne): 1 200 zł.

Wszystkie te wydatki są udokumentowane fakturami i pozostają w związku z prowadzoną działalnością. Koszty uzyskania przychodu wynoszą więc 15 000 zł. Dochód do opodatkowania to różnica między przychodem a kosztami, czyli 15 000 zł. Od tej kwoty zostanie naliczony podatek dochodowy.

Przeczytaj więcej: Jak generować koszty w firmie jednoosobowej?

Kto nie może odliczać kosztów uzyskania przychodów?

Nie wszyscy podatnicy mają prawo do pomniejszania przychodu o koszty. Wyjątki dotyczą przede wszystkim – jak już wspomnieliśmy – osób rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. W tym przypadku podstawą opodatkowania jest przychód, bez możliwości jego pomniejszenia. 

Dodatkowo z odliczenia kosztów nie mogą korzystać: 

• przedsiębiorcy korzystający z karty podatkowej – podatek ustalany jest ryczałtowo, niezależnie od przychodu czy kosztów (trzeba pamiętać, że karta podatkowa została zniesiona w 2022 r.).
• Działalność nierejestrowana – bez obowiązku rejestracji CEIDG, wymagania to przychody poniżej 75% minimalnego wynagrodzenia (ok. 3 225 zł/mc w 2026 r.).

Ograniczenia te wynikają z uproszczonej formy rozliczania, której celem jest ograniczenie formalności kosztem precyzyjnego wyliczania dochodu.

Koszty niemożliwe do odliczenia

Zgodnie z ustawą o PIT (art. 23), z kosztów uzyskania przychodu wyłączone są m.in.:

• wydatki na reprezentację, które mają budować wizerunek firmy przez okazałość, prestiż lub wystawność (np. drogi alkohol, eleganckie kolacje),
• kary umowne, grzywny i mandaty,
• odsetki od zaległości podatkowych,
• raty kapitałowe kredytów (choć odsetki – w niektórych przypadkach – mogą być kosztem),
• wydatki osobiste i niezwiązane z działalnością.

W razie wątpliwości co do kwalifikacji danego wydatku warto zasięgnąć opinii doradcy podatkowego lub sprawdzić interpretacje indywidualne wydane przez Krajową Informację Skarbową. Jeśli mimo to pozostają wątpliwości, możliwe jest także wystąpienie do urzędu o indywidualne rozstrzygnięcie tej kwestii.

Jak dokumentować i ewidencjonować koszty?

Dokumentem księgowym może być:

• faktura VAT,
• paragon z NIP nabywcy (do 450 zł brutto),
• rachunek,
• dowód zapłaty (np. potwierdzenie przelewu),
• dokument wewnętrzny (sporządzony na przykład na podstawie historii rachunku bankowego) – w sytuacji, gdy przedsiębiorca ma dowód zapłaty, jednak nie posiada faktury ani rachunku. Trzeba jednak mieć świadomość, że organy podatkowe nie zawsze muszą akceptować tego rodzaju dokumenty.