Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy mogą jednocześnie rozliczać się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych i odliczać VAT z faktur zakupowych. To pytanie dotyczy fundamentalnej kwestii: czy te dwa podatki się wykluczają, czy można je łączyć? Odpowiedź jest jednoznaczna – ryczałt i VAT to dwa niezależne podatki, które można rozliczać równolegle. W tym artykule wyjaśnimy, jak to działa w praktyce i czy taka kombinacja się opłaca.

Ryczałt a VAT – czy można je łączyć?

Nie, ryczałt nie wyklucza możliwości rozliczania VAT. To fundamentalna zasada, którą musi zrozumieć każdy przedsiębiorca rozważający tę formę opodatkowania.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma opodatkowania podatkiem dochodowym – płacisz określony procent od osiąganego przychodu. VAT natomiast to podatek od towarów i usług, który pobierasz od klientów i przekazujesz do urzędu skarbowego, odliczając wcześniej VAT zapłacony w zakupach.

Ryczałt dotyczy opodatkowania Twojego dochodu, VAT dotyczy obrotu towarami i usługami. Te dwa mechanizmy działają niezależnie od siebie.

Oznacza to, że przedsiębiorca może być jednocześnie:

• Ryczałtowcem w zakresie podatku dochodowego
• Czynnym podatnikiem VAT uprawnionym do odliczania VAT naliczonego

W praktyce oznacza to prostszy system rozliczania podatku dochodowego (ryczałt) przy zachowaniu możliwości odzyskiwania VAT z zakupów firmowych.

Odliczanie VAT na ryczałcie – kiedy jest możliwe?

Aby odliczać VAT będąc na ryczałcie, musisz spełnić kilka podstawowych warunków:

1. Status czynnego podatnika VAT – musisz być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. To oznacza, że:

• Przekroczyłeś limit zwolnienia podmiotowego (200 000 zł rocznej sprzedaży)
• Lub dobrowolnie zrezygnowałeś ze zwolnienia podmiotowego
• Wystawiasz faktury VAT swoim klientom

2. Posiadanie prawidłowych faktur VAT – VAT można odliczyć tylko na podstawie:

• Faktury VAT wystawionej przez dostawcę
• Faktury VAT RR (dla zakupów od rolników ryczałtowych)
• Dokumentów celnych (przy imporcie)

3. Związek zakupów z działalnością gospodarczą – odliczeniu podlega tylko VAT z zakupów bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością. Nie można odliczyć VAT z wydatków prywatnych lub niezwiązanych z firmą.
4. Zachowanie terminów odliczenia – VAT można odliczyć:

• W okresie rozliczeniowym, w którym otrzymałeś fakturę
• W jednym z trzech kolejnych okresów (rozliczanie miesięczne)
• W jednym z dwóch kolejnych okresów (rozliczanie kwartalne)

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, utrata prawa do odliczenia następuje po upływie powyższych terminów.

Jak przebiega rozliczanie VAT przy ryczałcie?

Prowadzenie ewidencji VAT przy ryczałcie wymaga zachowania określonych procedur księgowych.

Obowiązkowe ewidencje:

• Ewidencja zakupu VAT – wszystkie faktury zakupowe z VAT
• Ewidencja sprzedaży VAT – wszystkie wystawione faktury VAT
• Ewidencja przychodów – uproszczona ewidencja dla celów ryczałtu

Składanie deklaracji:

• VAT-7 (rozliczenia miesięczne) – do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym
• VAT-7K (rozliczenia kwartalne) – do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale
• PIT-28 – roczna deklaracja ryczałtowa do 31 marca

Odliczanie VAT nie wpływa na rozliczanie ryczałtu. W ryczałcie nie odliczasz kosztów uzyskania przychodów, ale możesz odliczać VAT z tych samych wydatków.

Przykład: Kupiłeś komputer za 2460 zł brutto (w tym VAT 460 zł). Przy ryczałcie:

• Nie odliczasz 2460 zł jako koszt w rozliczeniu rocznym
• Możesz odliczyć 460 zł VAT w deklaracji miesięcznej/kwartalnej

Dla kogo opłacalne jest łączenie ryczałtu z VAT?

Kombinacja ryczałtu z VAT jest szczególnie korzystna dla określonych typów działalności.

Najwięcej korzyści odniosą przedsiębiorcy z:

Typ działalności	Dlaczego się opłaca
Usługi IT/programowanie	Wysokie przychody, niskie koszty materiałowe, duże zakupy sprzętu
Usługi konsultingowe	Minimalne koszty rzeczowe, możliwość odliczenia VAT z biura/sprzętu
Handel internetowy	Możliwość odliczenia VAT z towarów i kosztów logistycznych
Działalność twórcza	Niskie koszty bieżące, możliwość odliczenia VAT ze sprzętu

Korzyści tego rozwiązania:

• Prostsze rozliczanie podatku dochodowego – płacisz stały procent od przychodu
• Odzyskiwanie VAT z zakupów – realna oszczędność na większych wydatkach
• Mniejsza biurokracja – brak konieczności szczegółowego rozliczania kosztów
• Przewidywalność obciążeń – łatwe planowanie finansowe

Ograniczenia:

• Brak możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym
• Konieczność prowadzenia ewidencji VAT
• Wyższe obciążenie przy wysokich kosztach rzeczowych

To rozwiązanie nie sprawdzi się, gdy:

• Masz wysokie koszty uzyskania przychodów (powyżej 50% przychodów)
• Prowadzisz działalność produkcyjną z dużymi kosztami materiałowymi
• Większość klientów to osoby prywatne (VAT i tak płacą w cenie)

Ryczałt i VAT 2025 – limity i stawki

Aktualne limity i stawki na 2025 rok wyznaczają ramy prawne dla tej formy opodatkowania.

Limity przychodów dla ryczałtu:

• Maksymalny przychód roczny: 8 569 200 zł (2 mln euro)
• Limit dla rozliczania kwartalnego: 856 920 zł (200 000 euro)
• Limit zwolnienia podmiotowego z VAT: 200 000 zł rocznej sprzedaży

Podstawowe stawki ryczałtu w 2025 roku:

• Działalność usługowa – 8,5% lub 12% w zależności od rodzaju świadczonych usług. Wybrane usługi doradcze objęte są stawką 15%.
• Handel i gastronomia – 3%.
• Usługi medyczne – 14%.
• Działalność produkcyjna – 5,5%.
• Usługi transportowe – 5,5%.
• Wynajem lokali – 8,5% do 100 000 zł przychodów, a po przekroczeniu tego limitu 12,5%.

Zasady rozliczania VAT przy ryczałcie:

• Rozliczanie kwartalne VAT: możliwe gdy sprzedaż brutto w 2024 r. nie przekroczyła 8 569 000 zł
• Standardowe stawki VAT: 23%, 8%, 5%, 0%
• Terminy płatności: do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszystkie wystawione faktury należy przechowywać przez 5 lat – dotyczy to zarówno faktur sprzedażowych, jak i zakupowych.

Ryczałt z VAT a inne formy opodatkowania – co wybrać?

Wybór optymalnej formy opodatkowania zależy od specyfiki Twojej działalności i struktury przychodów oraz kosztów.

Ryczałt z VAT sprawdzi się, gdy:

• Twoje koszty stanowią mniej niż 30-40% przychodów
• Prowadzisz działalność usługową z niskimi kosztami materiałowymi
• Chcesz prostego systemu rozliczania podatku dochodowego
• Kupujesz drogie środki trwałe (sprzęt, samochody) i chcesz odliczyć VAT

Lepszym rozwiązaniem może być:

• Skala podatkowa z VAT – gdy koszty przekraczają 50% przychodów
• Podatek liniowy z VAT – przy wysokich przychodach i umiarkowanych kosztach
• Ryczałt bez VAT – przy działalności skierowanej głównie do klientów indywidualnych

Warto skonsultować wybór formy opodatkowania z profesjonalnym biurem rachunkowym, które przeanalizuje specyfikę Twojej działalności i pomoże wybrać najbardziej korzystne rozwiązanie. Temat rozliczania ryczałtu z VAT na pewno zainteresuje przedsiębiorców poszukujących optymalnej formy opodatkowania dla swojej działalności.