Wystawianie faktur po terminie – przyczyny, skutki i konsekwencje

W trakcie prowadzenia naszej działalności gospodarczej dokumentowanie transakcji odbywa się za pomocą wystawianych faktury VAT. Czasami zdarza się, że wystawiamy naszym kontrahentom faktury po obowiązującym terminie. Przyczyny tego mogą różne – mniej lub bardziej zależne od nas i w mniejszym, lub większym stopniu przez nas zawinione. Niemniej jednak, bez względu na przyczynę zaistnienia takiej sytuacji mogą wystąpić mniej lub bardziej dotkliwe konsekwencje wynikające z niewystawienia faktury. Tutaj należy zaznaczyć, że negatywne następstwa odnosić się będą do nas jako do wystawcy takiej faktury. Natomiast w sytuacji gdy to my otrzymamy taką fakturę, konsekwencje w zasadzie nie występują.

Faktura VAT – czym jest i co powinna zawierać?

Na samym wstępie przybliżymy definicję faktury VAT. Stanowi ona podstawowy dokument, który jest potwierdzeniem transakcji-kupna na linii firma-firma. Faktura VAT obejmuje więc dokonane lub przyszłe transakcje usług oraz dostaw towarów do innych przedsiębiorstw, lub organizacji. Co więcej, faktura VAT może być również wystawiona osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej działalności – dzieje się to jednak tylko na życzenie takich osób. Skupiając się już na samym druku, warto wiedzieć, co powinna zawierać faktura VAT. Druk faktury VAT powinien mieć zestawione takie informacje jak:

• data wystawienia,
• data sprzedaży,
• numer faktury,
• NIP podatnika oraz nabywcy,
• opis usługi i towaru
• cena jednostkowa (netto),
• wartość sprzedaży (netto),
• stawka VAT i wartość podatku,
• suma wartości sprzedaży netto ze zestawionym podziałem na sprzedaż, która objęta jest poszczególnymi stawkami podatku, a także na sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto wraz z podziałem na kwoty odnoszące się do poszczególnych stawek podatkowych,
• ogólna kwota należności.

Każda transakcja pomiędzy firmami musi być przedstawiona w formie faktury VAT. Co grozi za niewystawienie faktury? O tym wspominamy w kolejnych akapitach.

Wystawienie faktury VAT – jakie są terminy?

Obowiązki i terminy wystawiania faktur VAT są opisane w ustawie o podatku od towarów i usług (VAT) w art. 106a do 108. Są one dość szczegółowo rozpisane i odnoszą się do różnych typów zawieranych transakcji. Co do zasady fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, czyli np. do 15 marca za luty. Jednak istnieją tzw. przypadki szczególne, gdzie terminy wystawienia faktury VAT są znacząco różne – ich opis znajduje się poniżej:

• dnia od dnia wykonania usługi – dla usług budowlanych oraz usług budowlano-montażowych,
• dnia od dnia wydania towaru – dla usług polegających na dostawie książek drukowanych z wyłączeniem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów,
• dnia od dnia wykonania czynności – dla usług polegających na drukowaniu książek z wyłączeniem map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów,
• dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania,
• z upływem terminu płatności – dla dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego – z wyjątkiem usług stanowiących import usług.

Jak więc można zauważyć, terminy wystawiania faktur nie są jednorodne. Aby jednak dodatkowo skomplikować sprawę, faktura VAT sama w sobie nie jest dokumentem, który determinuje moment rozliczenia podatkowego z fiskusem. Zgodnie z przepisami podatkowymi takim momentem jest okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. A ten – aby dodatkowo skomplikować rozliczenia – również nie jest jednorodny.

Mimo że konsekwencje odnoszące się do wystawcy faktur nie są mocno uciążliwe, to jednak warto zachować odpowiednie terminy, aby zaoszczędzić sobie niepotrzebnych tłumaczeń i problemów.

Niewystawienie faktury VAT w terminie – jakie są tego skutki?

Jeżeli już podczas prowadzenia naszej działalności zdarzy nam się wystawić fakturę po terminie, nie zwalnia nas to z obowiązku rozliczenia podatku VAT z takiej faktury w odpowiednim czasie. W tym przypadku nie będzie to termin wystawienia faktury, a taki, który wynika wprost z przepisów podatkowych – termin tzw. powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z obowiązującą ustawą w momencie wystawienia faktury VAT po terminie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu jej wystawienia, natomiast w przypadku, gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności. Oznacza to, że w przypadku gdy niewystawienie faktury VAT jest mocno po terminie, to mamy obowiązek cofnięcia się do miesiąca, w którym termin minął i w tym okresie rozliczyć podatek VAT. Tym samym, gdy już okres ten został rozliczony, mamy obowiązek złożyć odpowiednią korektę JPK oraz wpłacić różnicę w podatku VAT wraz z obowiązującymi odsetkami.

W sytuacji jednak gdybyśmy nie dokonali rozliczenia w prawidłowym okresie, Urząd Skarbowy może nałożyć na nas sankcję w wysokości 30% powstałego w ten sposób zawyżenia lub zaniżenia zobowiązania podatkowego.

Podsumowując, ewentualne konsekwencje na gruncie podatku VAT nie są dotkliwe gdy podatek mimo wszystko rozliczymy prawidłowo. Jeżeli sami zorientujemy się, że nie wystawiliśmy faktury i zrobimy to po terminie oraz dokonamy prawidłowych rozliczeń z fiskusem, to żadne negatywne konsekwencje z tego tytułu nie powinny nam grozić.

Niewystawienie faktury w terminie – odpowiedzialność karno-skarbowa

Niestety nie jest tak, że nasze działania nie zostaną całkowicie bez konsekwencji. W sytuacji gdy wystawianie faktur po terminie zdarza się nam sporadycznie i nie ma na celu uszczuplenia należności podatkowych czy to w podatku PIT, CIT czy VAT to już notoryczne działanie w ten sposób może ściągnąć na nas daleko idące konsekwencje finansowe. W tym przypadku nasze działania będą podlegały pod przepisy Kodeksu Karno – Skarbowego (KKS).

Mogą być one mniej lub bardziej dotkliwe a wszystko zależy od tego jak zostanie zakwalifikowany nas czyn i w jaki sposób nasza transakcja została rozliczona.

Można tutaj brać pod uwagę odpowiednio dwa art. z KKS:

1. Art. 62. KKS „Niedopełnianie obowiązków w zakresie wystawiania faktur i rachunków za wykonane świadczenia”, który może mieć zastosowanie gdy tylko nie wystawiliśmy faktury natomiast prawidłowo rozliczyliśmy kwoty wynikające z naszej transakcji zarówno w podatku dochodowym jak i podatku VAT.

• 1 tego artykułu mówi „Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych”.

Inaczej ma się sytuacja gdy nie wystawimy faktury ani nie rozliczymy prawidłowo transakcji na gruncie ustaw podatkowych. W tym przypadku możemy zostać pociągnięci do odpowiedzialności w zakresie uchylania się od opodatkowania. W tym przypadku zastosowanie miałby art. 54 KKS, którego nazwa brzmi „uchylanie się od opodatkowania”. W przypadku jego zastosowania grozi nam odpowiednio:

• 1. Podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania, lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.
• 2. Jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie jest małej wartości, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.
• 3. Jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie nie przekracza ustawowego progu, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Przy obowiązujących w 2021 roku stawkach dziennych na poziomie 93,34 PLN w przypadku minimalnej stawki oraz 37333,33 PLN w przypadku maksymalnej stawki dziennej, kwoty za naszą nieuwagę przy zastosowaniu art. 54 KKS mogą być bardzo dotkliwe i w najgorszym przypadku wynieść nawet 26 879.997,60 PLN.

Zyskaj więcej czasu dla swojej firmy

Pozwól, że zajmiemy się Twoją księgowością.
Sprawdź, jak możemy pomóc.

Umów się na konsultację!

Wystawianie faktur po terminie – najczęściej zadawane pytania

Jak powiedzieliśmy, wystawienie faktury po terminie nie zawsze wiąże się z dużą odpowiedzialnością, szczególnie wtedy, gdy podatnik zauważył swój błąd i go naprawił. Jednak aby uniknąć problemów i niepotrzebnego stresu, warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Poniżej podsumowanie najważniejszych z nich:

• Kiedy trzeba wystawić fakturę? Jak wspomnieliśmy, należy to zrobić najpóźniej w 15 dniu miesiąca następującego po miesiącu, w którym została wykonana usługa lub został wydany towar będący przedmiotem transakcji. Od tej zasady obowiązuje szereg wyjątków – dla poszczególnych branż, rodzajów usług, itd.
• Czy można wystawić fakturę z datą wcześniejszą niż data sprzedaży? Polskie prawo podatkowe zakłada taką możliwość – musi być to jednak maksymalnie 60 dni przed datą sprzedaży. Tak długi termin funkcjonuje od 2022 roku, co wprowadziły zapisy Polskiego Ładu. Do końca roku 2021 było to maksymalnie 30 dni.
• Czy można wystawić fakturę z datą wsteczną? Zgodnie z obowiązującym prawem, takie działanie jest niemożliwe – dokument powinien być wystawiony z datą faktyczną (przy czym możliwe jest wystawienie faktury po terminie – data musi jednak pokrywać się z datą wystawienia dokumentu i nie można nią manipulować w żaden sposób).
• Czy można wystawić fakturę po terminie? Mimo że przepisy określają, do kiedy najpóźniej można wystawić fakturę, w przypadku gdy nie została ona w ogóle wystawiona, można to zrobić po terminie. Z punktu widzenia organów podatkowych wystawienie dokumentu po terminie jest zdecydowanie lepszym działaniem, niż niewystawienie dokumentu. Jednocześnie trzeba pamiętać o dacie powstałego obowiązku podatkowego, co opisaliśmy szerzej we wcześniejszej części artykułu.
• Czy można rozliczyć fakturę wystawioną po terminie? Odbiorca faktury, nawet gdy została ona wystawiona po terminie, może bez przeszkód odliczyć podatek na niej naliczony. Tym samym przyjęcie takiej faktury nie generuje żadnego ryzyka. Zasada ta obowiązuje także duplikaty faktur.

Niewystawienie faktury a obowiązek zapłaty – podsumowanie

Podsumowując powyższe, można by założyć, że podatnik, który przypadkowo wystawi fakturę po terminie, ale rozliczy ją prawidłowo, nie powinien ponieść negatywnych konsekwencji lub poniesie je w minimalnym zakresie. Natomiast ci podatnicy, którzy notorycznie wystawiają faktury po terminie lub nie rozliczają swoich transakcji w odpowiednich okresach, mogą narazić się na mocne i dość dotkliwe konsekwencje finansowe.

Aby zapewnić sobie spokój w zakresie rozliczania transakcji dobrze, że jest korzystać w możliwości elektronicznego wystawiania faktur i przesyłać je mailowo do naszych kontrahentów. Tym samym zapewnimy sobie szybkość oraz łatwość ich wystawiania i dostarczania. Dodatkowo korzystając z odpowiednich aplikacji, możemy być pewni, że w przypadku faktur cyklicznych, one same będą nam przypominać o konieczności wystawienia danej faktury. Z takich nowoczesnych narzędzi korzysta również nasze biuro. Nasi klienci mają dostęp do aplikacji, która mocno upraszcza kwestię wystawiania faktur. Dlatego zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z nami.

Wszelkie szczegóły dotyczące naszych nowoczesnych rozwiązań można również znaleźć na naszej stronie www.br-progres.pl oraz na naszym profilu Facebook

Wystawianie faktur – zmiany w 2023 roku

W 2022 roku pojawiła się nowa możliwość wystawiania faktur elektronicznych. To faktury ustrukturyzowane wystawiane za pośrednictwem systemu KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach – tradycyjnie (faktury drukowane) lub wystawiane elektronicznie, na przykład przez programy do samodzielnego prowadzenia księgowości.

Faktury KSeF są formą faktury elektronicznej, jednak w tym przypadku wystawienie dokumentu musi mieć miejsce w udostępnionym przez Ministerstwo Finansów systemie teleinformatycznym. Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa, w 2022 roku korzystanie z systemu jest dobrowolne, natomiast od 2023 roku system będzie obligatoryjny. Dzięki zebraniu faktur w systemie, organy podatkowe będą miały automatyczny wgląd do dokumentów, a e-faktury będą znajdować się w jednym miejscu, co eliminuje ryzyko ich zagubienia.

Sprawdź również najważniejsze informacje dotyczące tego jak wystawiać faktury bez VAT!