Samochód w firmie – Kupno, leasing, a może wynajem?

Samochód w firmie to bardzo ważna i przydatna rzecz dlatego warto rozważyć, w jaki sposób sfinansować jego posiadanie w firmie. Opcji jest kilka a do najważniejszych należą:

• kupno samochodu na własność;
• najem;
• leasing.

Każda z tych form jest dostępna dla przedsiębiorcy i z każdej można korzystać. Kwestią otwartą jest sposób ujęcia każdej z tych form w kosztach działalności firmy. Poniżej pokrótce opisaliśmy nowe zasady rozliczania samochodu w firmie — czyli skutki podatkowe, jakie w 2019 roku weszły w życie na mocy zmian w ustawach podatkowych a dotyczą samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej.

Amortyzacja samochodu w firmie

Od 2019 roku obowiązuje nowy limit amortyzacji dla samochodów w firmie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Obecnie wynosi on 150.000,00 PLN. Wynika on bezpośrednio z art. 23 ust. 1 pkt. 4 ustawy PIT. „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a–22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość: 225.000,00 PLN – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. poz. 317 i 1356), 150.000,00 PLN – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

Oznacza to, że w sytuacji gdy wartość początkowa pojazdu nie przekracza owych 150.000,00 PLN , odpis amortyzacyjny samochodu w firmie może być ujęty w kosztach podatkowych w całości. W przeciwnym wypadku należy zastosować proporcję.

Należy zaznaczyć, że limit 150.000,00 PLN dotyczy wartości brutto dla przedsiębiorców niebędących podatnikami VAT.

Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT mają ustalony limit w wysokości 134.529,00 PLN netto (165.470,00 PLN brutto). Limit ten jest wyraźnie wyższy niż dla osób nie będących podatnikami a wynika z faktu, iż istnieje możliwość odliczenia 50% podatku VAT. Czyli na limit określony w ustawie składa się cena netto samochodu oraz 50% – nieodliczona część podatku VAT, którą możemy ująć w koszty.

Limit ten dotyczy tylko podatników VAT użytkujących samochód w sposób mieszany, czyli częściowo prywatnie i częściowo służbowo w firmie. Natomiast dla osób, które są podatnikami VAT i którzy użytkują samochód wyłączenie w celach służbowych i tym samym odliczają 100% podatku VAT próg ten wynosi 150.000,00 PLN netto.

Należy zaznaczyć, że nowy, podwyższony limit amortyzacji samochodu osobowego w firmie ma zastosowanie również do pojazdów przyjętych do używania przed 1 stycznia 2019 roku, pod warunkiem że do tego dnia nie zostały one w pełni zamortyzowane.

Koszty samochodu w firmie

Nowelizacja ustawy wprowadziła ograniczenie dotyczące zaliczania w koszty podatkowe wydatków eksploatacyjnych ponoszonych na samochody w firmie, które wykorzystywane są także prywatnie. Chodzi m. in. o:

• paliwo;
• oleje i inne płyny eksploatacyjne;
• części zamienne, w tym opony oraz serwis, przeglądy, naprawy;
• opłaty parkingowe, autostradowe i inne wszelkie wydatki związane z użytkowaniem samochodu.

Sposób ujęcia wydatków eksploatacyjnych w kosztach firmy jest różny w zależności od sposobu wykorzystywania samochodu. I tak:

• samochód wykorzystywany prywatnie i służbowo – limit 75% odliczenia kosztów oraz 50% odliczenia podatku VAT;
• samochód wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej – brak limitu. 100% kosztów podlega odliczeniu oraz 100% podatku VAT.

Ustawodawca wprowadził niestety warunek odliczenia 100% kosztów i 100% podatku VAT. Warunkiem tym jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, zgłoszenie samochodu firmowego do urzędu skarbowego (druk VAT-26) oraz stworzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie. Warunek ten dotyczy tylko zarejestrowanych czynnych podatników VAT.

W przypadku podatników zwolnionych z VAT nie określono, w jaki sposób przedsiębiorca powinien udowodnić wykorzystywanie pojazdu tylko dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że nie muszą oni prowadzić ewidencji, ale też muszą w jakiś sposób udowodnić podczas kontroli, że nie użytkują samochodu służbowego do celów prywatnych, a tylko do celów firmowych.

W przypadku gdy opłaty eksploatacyjne są ujęte w racie leasingowej do kosztów podatkowych możemy uznać finansową część raty leasingu w całości lub w proporcji gdy wartość samochodu przewyższa 150.000,00 PLN oraz 75% tej części raty, która dotyczy opłat eksploatacyjnych.

W sytuacji gdy nie mamy informacji jaka część raty leasingowej dotyczy opłat eksploatacyjnych to wtedy 100% raty ujmujemy w kosztach – pamiętając jednocześnie o limicie.

Ubezpieczenie samochodu firmowego

W 2019 roku wprowadzono również zmianę odnośnie kosztów ubezpieczenia firmowych samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Otóż zgodnie z art. 23 w ust. 1 pkt 47ustawy PIT „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000,00 PLN pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Oznacza to, że w 2019 roku  wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu osobowego nie są objęte limitem 75% kosztów uzyskania przychodu, jak ma to miejsce w przypadku kosztów eksploatacyjnych samochodu firmowego i można ująć 100% wartości składki bez względu na wartość pojazdu. Trzeba jednak zaznaczyć, że dotyczy to tylko i wyłącznie ubezpieczeń obowiązkowych.

W przypadku ubezpieczeń dobrowolnych takich jak AC przy zaliczaniu składki w koszty podatkowe należy kierować się limitem 150.000,00 PLN i w przypadku wartości samochodu przekraczającej limit składkę należy ująć proporcjonalnie.

Leasing samochodu dla firm i najem samochodu a koszty

Art. 23. ust. 1. pkt. 47a ustawy o PIT mówi, że „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego, w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000,00 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy.

Oznacza to, że w przypadku leasingu, najmu samochodu w firmie i innych tego typu umów również mamy do czynienia z limitem takim samym jak w przypadku amortyzacji własnych samochodów.

W przypadku najmu wartość początkowa samochodu ustalana jest na podstawie umowy. Dlatego podczas jej podpisywania warto aby znalazła się w niej informacja o wartości wynjmowanego samochodu.

W sytuacji gdy umowa najmu samochodu firmowego jest krótkoterminowa i wynosi mniej niż 12 miesięcy to zgodnie z art. 23 ust. 5d ustawy o PIT do limitu opłat należy wziąć wartość pojazdu ustaloną dla celów ubezpieczenia.

Ponieważ samochodu w leasingu na firmę nie wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz nie możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych to do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć opłatę wstępną oraz raty leasingowe. Tutaj oczywiście w kosztach można wrzucić 100% tych opłat pod warunkiem, że samochód nie przekracza limitu. W przypadku przekroczenia należy się posłużyć proporcją jak w przypadku amortyzacji.

Limit natomiast nie dotyczy odsetek od rat kapitałowych, które bez względu na wartość początkową samochodu firmowego są kosztem uzyskania przychodu w całości.

Warto wspomnieć, że istnieje możliwość skorzystania dwukrotnie z limitu 150.000,00 PLN w przypadku leasingu samochodu osobowego w firmie. Raz podczas podpisywania umowy a drugi raz podczas wykupu leasingowanego samochodu.

Zgodnie z wytycznymi KAS wykup jest transakcją odrębną od samej umowy leasingu. Oznacza to, że limit należy stosować osobno dla każdej z tych transakcji.

Tym samym w sytuacji drogich samochodów raz korzystamy z limity podczas odpisywania rat leasingowych a drugi raz podczas wykupu samochodu firmowego. Wprowadzając wykupione auto do ewidencji środków trwałych i je amortyzując, za wartość początkową uznaje się cenę wykupu. Tym samym jeśli wartość ta nie przewyższa limitu, to odpisy amortyzacyjne uznaje się w kosztach w całości. Nie ma tutaj znaczenia, ile zaliczyliśmy w kosztach w trakcie opłacania rat leasingowych.

Tym samym im leasingowane auto jest droższe a jego wykup wyższy, tym korzyść podatkowa z leasingu jest większa w porównaniu na przykład do umowy najmu czy zakupu samochodu w firmie na własność.

Na koniec warto zaznaczyć, że jeżeli umowy leasingu samochodu osobowego w firmie zostały zawarte przed 01.01.2019 roku, to pozostają one na starych zasadach, chyba że zostaną zmienione lub odnowione.

Wykorzystywanie samochodu prywatnego w działalności gospodarczej

Wartym zaznaczenia jest fakt, że wiele osób posiada własny, prywatny samochód i chciałaby go wykorzystywać w swojej działalności gospodarczej.

Jak rozliczyć samochód prywatny w działalności gospodarczej? W takie sytuacji osoby, które nie są podatnikami czynnymi VAT będą mogły ująć w kosztach wydatki związane na przykład z zakupem paliwa, naprawami i innymi kosztami eksploatacyjnymi w wysokości 20% wartości tych wydatków.

Jak więc widać, w zakresie samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej, sprawa ujmowania wydatków w kosztach podatkowych firmy nie jest jednolita. Bardzo wiele zależy od możliwości finansowych firmy, stopnia zapotrzebowania na flotę pojazdów oraz stopnia ich wykorzystania. Również fakt bycia lub nie podatnikiem VAT ma w tym przypadku wiele do powiedzenia. Dlatego w obecnej, skomplikowanej sytuacji związanej z samochodami osobowymi w firmie ważne jest odpowiednie skalkulowanie kosztów i korzyści, w czym jako doświadczone biuro rachunkowe z Wrocławia możemy Państwu pomóc.