Księgowość pełna i uproszczona – które rozwiązanie wybrać?

Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma obowiązek ewidencjonowania swoich wydatków i kosztów, a także płacenia składek ZUS oraz odprowadzania podatków do urzędu skarbowego. Konieczne jest zatem prowadzenie księgowości. W zależności wysokości przychodów, rodzaju prowadzonej działalności i wybranej formy opodatkowania, może to być księgowość pełna i uproszczona. Obie formy mają swoje wady i zalety – przeanalizujmy najważniejsze z nich i postaramy się odpowiedzieć na pytanie dotyczące tego, którą księgowość – pełną czy uproszczoną – wybrać.

Księgowość pełna i uproszczona — jaką formę wybierają Polacy?

Biorąc pod uwagę, że zdecydowana większość funkcjonujących w Polsce działalności gospodarczych to mikro i małe przedsiębiorstwa, najczęściej prowadzonym typem ewidencjonowania przychodów i rozchodów jest księgowość uproszczona. Przeznaczona jest ona zarówno dla osób fizycznych, jak i spółek — oznacza to, że możliwe jest prowadzenie uproszczonej księgowości spółek cywilnych, księgowości spółek jawnych i partnerskich. Korzysta z niej także większość fundacji, stowarzyszeń, związków zawodowych, a nawet partii politycznych.

Księgowość pełna czy uproszczona? Ważny sposób opodatkowania i przychody

To, jaki rodzaj księgowości – pełnej czy uproszczonej – będzie prowadzony, zależy między innymi od sposobu opodatkowania danej firmy. Przy opodatkowaniu wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym jest to księga przychodów i rozchodów. Natomiast przy opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych będzie to ewidencja przychodów. Jednak w zależności od rodzaju działalności, niektóre firmy muszą prowadzić również ewidencję: środków trwałych, przebiegu pojazdu (dla celów PIT lub VAT) lub rejestry VAT.

Księgowość uproszczona jest nie tylko łatwiejsza, ale przede wszystkim tańsza. Dlatego też większość przedsiębiorstw zdecydowanie skłania się ku tej formie ewidencjonowania swojej działalności. Jednak, żeby można było korzystać z tego rodzaju księgowości, roczny przychód nie może być wyższy niż 2 mln euro w przeliczeniu na złotówki. Po przekroczeniu tego pułapu firma ma obowiązek przejść na pełną księgowość. Limit zobowiązujący do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów przelicza się po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy roboczy dzień października roku poprzedzającego dany rok obrotowy.

Księgowość pełna i uproszczona — która jest niezbędna w dużych firmach?

Pełna księgowość to znacznie bardziej rozbudowana i złożona forma rozliczania działalności przedsiębiorstwa. Dotyczy zazwyczaj większych podmiotów i wiąże się z wieloma obowiązkami, które należy spełnić. W przeciwieństwie do uproszczonej księgowości wszystkie wydatki i przychody firmy muszą być odpowiednio zewidencjonowane. Ma to zapewnić transparentny obraz sytuacji finansowej, co może być przydatne zarówno państwowym organom skarbowym, jak i podmiotom, które współpracują z danym przedsiębiorstwem. 

Dlatego też to właśnie pełna księgowość, a nie uproszczona jest obowiązkowa przy prowadzeniu księgowości spółek handlowych oraz podmiotów działających na zasadach prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, funduszach inwestycyjnych, działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych. W tych przypadkach nie ma znaczenia wielkość przychodów.

Pełną formę księgowości muszą prowadzić także samorządy, zakłady budżetowe oraz fundusze celowe. Jest to konieczne również w przypadku cudzoziemców oraz przedsiębiorstw zagranicznych, a także podmiotów, których działalność zależna jest od dotacji lub subwencji.

Największa różnice między pełną księgowością a uproszczoną – księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe

Przy pełnej księgowości w skład ksiąg rachunkowych wchodzą m.in. księga główna i księgi pomocnicze, dzienniki, wykaz aktywów i pasywów, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Poza tym przedsiębiorca ma obowiązek sporządzania regularnych sprawozdań finansowych, m.in. bilansu, rachunku zysków i strat, a także wielu dodatkowych informacji i objaśnień.

Choć prowadzenie tej formy księgowości wiąże się ze spełnieniem wielu, często uciążliwych i kosztownych obowiązków, ma ono również istotne zalety. Przede wszystkim, dzięki większej dokładności prowadzenia dokumentów, można wyraźnie zobaczyć, jak wygląda obrót pieniędzy w przedsiębiorstwie, a to pomaga w lepszym planowaniu przyszłych wydatków i inwestycji. Przejrzystość rozliczeń może mieć też wpływ na wzrost zaufania do firmy, a co za tym idzie, na zdobycie nie tylko nowych klientów, ale również kontrahentów czy inwestorów.

Czym się różni pełna księgowość od uproszczonej?

Podsumowując, do niewątpliwych zalet prowadzenia uproszczonej księgowości należy brak konieczności prowadzenia skomplikowanej dokumentacji i sporządzania sprawozdań finansowych. Dużym plusem jest niższy koszt takich usług, w przypadku, gdy prowadzenie księgowości zlecamy profesjonalistom. Natomiast wadą tego sposobu ewidencjonowania przychodów i rozchodów jest mniejsza transparentność działalności gospodarczej, co może mieć znaczenie zwłaszcza przy współpracy z dużymi podmiotami lub instytucjami.

Z kolei największym plusem prowadzenia pełnej księgowości jest transparentność finansów przedsiębiorstwa. To z kolei może przekładać się na jego lepszy wizerunek, a co za tym idzie, również dochody. Zaletą jest także fakt, że kadra zarządzająca ma dokładny obraz tego, co się dzieje w firmie, co pozwala jej na podejmowanie celniejszych decyzji dotyczących bieżącego funkcjonowania i przyszłości przedsiębiorstwa. Niestety pełna księgowość wiąże się z większymi kosztami, a przede wszystkim z prowadzeniem bardzo obszernej dokumentacji księgowej oraz regularnych sprawozdań finansowych. To powoduje, że mimo wszystko właściciele firm, jeśli nie przekroczyli ustawowej kwoty zobowiązującej ich do przejścia na pełną księgowość, rzadko się jej podejmują.

Księgowość pełna czy uproszczona – podsumowanie

Obie formy prowadzenia księgowości posiadają swoje wady i zalety, dlatego podejmując decyzję o wyborze jednej z nich, trzeba rozważyć czy to właśnie księgowość pełna, czy uproszczona najlepiej odpowiadają naszemu biznesowi i jego zapotrzebowaniom.

Najważniejsze zalety księgowości uproszczonej:

• brak konieczności prowadzenia skomplikowanej dokumentacji księgowej,
• brak obowiązku przygotowywania regularnych sprawozdań finansowych,
• niski koszt usług przy zlecaniu prowadzenia księgowości przez profesjonalne biuro rachunkowe.

Najważniejsze wady księgowości uproszczonej:

• mniejsza transparentność finansów firmy (na podstawie tego rodzaju ewidencji nie można wnioskować o stanie finansów przedsiębiorstwa),
• jest dostępna tylko dla podmiotów spełniających określone warunki (między innymi w zakresie osiąganych przychodów).

Najważniejsze zalety księgowości pełnej:

• duża przejrzystość finansów firmy,
• możliwość analizy wszystkich wydatków i przychodów, a także wyciągania wniosków i planowania,
• większa wiarygodność przedsiębiorstwa.

Najważniejsze wady księgowości pełnej:

• konieczność prowadzenia skomplikowanej i złożonej dokumentacji księgowej,
• obowiązek sporządzania regularnych sprawozdań finansowych,
• wyższe koszty usług księgowych.

Przeczytaj również: Księgowość internetowa czy biuro rachunkowe – co wybrać i czym się kierować?

Klientom naszego Biura oferujemy usługi z zakresu uproszczonej i pełnej księgowości dla firm i księgowości spółek we Wrocławiu i nie tylko, pomagamy także dopasować zakres współpracy do potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorstwa. Zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami i umówienia się na rozmowę, gdzie przedstawimy najkorzystniejsze rozwiązania księgowe.