Wymiana kasy fiskalnej na kasę on-line. O czym należy pamiętać?

Wymiana kasy fiskalnej na kasę online czeka wszystkich przedsiębiorców, ponieważ docelowo każda branża będzie musiała zacząć z niej korzystać. Z czym wiąże się ta zmiana?

Kasa fiskalna online – co to jest?

Kasa online rejestruje obrót ze sprzedaży detalicznej, jednak od zwykłej kasy fiskalnej różni się tym, że może łączyć się z internetem. To natomiast pozwala jej wysyłać dane o sprzedaży do Centralnego Rejestru Kas, nazywanego Repozytorium, średnio co 2 godziny. Klasyczne kasy fiskalne zapisują natomiast wszystkie dane w pamięci wewnętrznej. Następnie podsumowują dzień sprzedaży poprzez raporty dobowe, do których pracownicy urzędu skarbowego mają dostęp dopiero podczas kontroli.

Łatwo zatem wywnioskować, że kasy online dają Repozytorium większą kontrolę nad obrotem firmy i pozwalają na bieżąco uzyskiwać bardziej szczegółowe dane. Jednocześnie ograniczają one działanie szarej strefy i uszczelniają system podatkowy. Jest to zatem urządzenie, które pomaga prześwietlić przedsiębiorstwo, ujawniając wszelkie dane o sprzedaży i ułatwiając do nich dostęp. Z drugiej strony zdalna komunikacja kas fiskalnych online znacznie usprawnia żmudny proces fiskalizacji kasy i przyspiesza niektóre procedury, na czym przedsiębiorca powinien zyskać.

Od kiedy kasy online i dla kogo?

Obowiązek korzystania z kas online jest wprowadzany stopniowo. Od maja 2019 roku każdy przedsiębiorca może zmienić klasyczną kasę fiskalną na kasę online, ale nie jest to jeszcze obowiązkowe dla każdej branży. Początkowo, do korzystania z kas online zostały zobowiązane:

• branża motoryzacyjna – usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów;
• podmioty sprzedające benzynę silnikową, olej napędowy i gaz;
• podmioty świadczące usługi związane z wyżywieniem i krótkoterminowym wynajmem miejsc noclegowych;
• podmioty sprzedające węgiel w celach opałowych;

Od 1 lipca 2021 roku konieczność  posiadania kas fiskalnych online zostaje rozszerzona na:

• fryzjerów,
• kosmetyczki,
• kosmetologów,
• lekarzy,
• medyków,
• stomatologów,
• prawników,
• budowlańców,
• siłownie i kluby fitness.

Kiedy trzeba kupić kasę fiskalną online? Przedsiębiorcy z wszystkich branż docelowo będą musieli wymienić swoje kasy na te łączące się z internetem. Kasy fiskalne z elektronicznym zapisem kopii będzie można nabyć tylko do grudnia 2022 roku włącznie. Od 2023 roku będzie można już tylko kupić kasę fiskalną online. Po tym okresie kasy fiskalne będą mogły służyć jedynie do czasu, kiedy zostaną wyeksploatowane.

Korzyści z wymiany kasy fiskalnej na kasę online

Wprowadzenie kasy online niesie za sobą wiele udogodnień zarówno dla przedsiębiorców, jak i konsumentów. Jedną z nich jest możliwość obsługi elektronicznych płatności przy współpracy z terminalami płatniczymi. Dzięki standaryzacji protokołu komunikacyjnego oba urządzenia będą mogły nawiązać łączność, co wpłynie na większy udział płatności bezgotówkowych i wyjście naprzeciw oczekiwaniom klientów. Dzięki cyfryzacji całego procesu sprzedawca będzie mógł wystawić paragon lub fakturę również w wersji elektronicznej i przesłać go drogą mailową do nabywcy. Kasy fiskalne online oferują stały dostęp do monitorowania danych na temat sprzedaży, a także ograniczą konieczność niezapowiedzianych kontroli z ramienia urzędu skarbowego.

Co zrobić z kasą fiskalną po wymianie na kasę online?

Przed rozpoczęciem korzystania z nowej kasy online należy wykonać kilka czynności związanych z zakończeniem korzystania ze starej kasy fiskalnej (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących). Od czego zacząć? W ostatnim dniu używania kasy fiskalnej wykonaj raport dobowy i miesięczny, a następnie złóż wniosek z prośbą o dokonanie odczytu danych z pamięci używanej dotychczas kasy fiskalnej. Adresatem wniosku jest naczelnik urzędu skarbowego, a dokument powinien zostać złożony w formie pisemnej do 7 dni od ostatniego dnia używania sprzętu.

W kolejnym kroku serwisant w obecności pracownika urzędu skarbowego dokonuje odczytu raportu rozliczeniowego, w którym uwzględnia cały okres pracy kasy fiskalnej. Po zakończeniu wszystkich formalnych czynności kasa zostanie wyrejestrowana z ewidencji, a przedsiębiorca może ją sprzedać lub przekazać do utylizacji.

Jak połączę kasę online z internetem?

Jak sama nazwa wskazuje – kasa online wymaga połączenia z internetem, by stale mogła łączyć się ze wspomnianym Repozytorium. To oznacza, że do prawidłowego działania musisz zapewnić jej odpowiednią infrastrukturę, co nie było istotne w przypadku klasycznej kasy. Nie powinno to jednak stanowić większego problemu, ponieważ jest kilka sposobów połączenia jej z internetem. W zależności od modelu urządzenia możesz połączyć kasę z internetem przewodowo przez kabel lub bezprzewodowo przez sieć Wi-Fi lub GSM.

Łączność przewodowa zapewni większą stabilność połączenia, dzięki czemu zyskasz pewność, że wszystkie transakcje zostaną zaksięgowane i nie wystąpią żadne zakłócenia. Wbudowany modem GSM z miejscem na kartę SIM pozwoli Ci zabrać kasę w teren, co jest szczególnie ważne podczas wykonywania różnego rodzaju usług.

Jaka kasa fiskalna online?

Kasy fiskalne online są z reguły zdecydowanie bardziej zaawansowanymi urządzeniami od ich klasycznych odpowiedników, a to oznacza, że możesz wybrać model, który najlepiej sprawdzi się w Twoim przedsiębiorstwie. Dużo oczywiście zależy od tego, czym się zajmujesz, jednak można wysnuć kilka uniwersalnych wniosków, które powinieneś wziąć pod uwagę podczas wyboru kasy online.

Kasa online odporna na zalania czy z dotykowym ekranem?

Kasa fiskalna online powinna być dostosowana do charakterystyki przedsiębiorstwa. Jeśli będzie ona używana w terenie lub miejscach o dużej wilgotności, to warto wybrać model z klawiaturą zabezpieczoną przed zalaniem. W sytuacji, gdy paragony wystawiasz w drodze i nie masz stałego dostępu do gniazdka, to nieoceniony będzie duży akumulator, który pozwoli na długą pracę urządzenia na jednym ładowaniu. 

Jeśli kasy fiskalnej online będzie używać kilka osób, zwróć uwagę na sposób jej obsługi. Jeśli będzie łatwy i intuicyjny, to każdy z pracowników poradzi sobie z wystawieniem paragonu czy raportu dobowego. Dzięki temu cały proces będzie wykonywany sprawniej, gdyż obowiązek będzie rozłożony na kilka osób. Jednym z bardziej intuicyjnych systemów kas online jest Android znany ze smartfonów, który pozwala na korzystanie z internetu, kalendarza czy skrzynki pocztowej. To rozwiązanie sprawi, że nie będziesz musiał zmieniać urządzeń, aby sprawdzić szczegóły zamówienia i wystawić paragon.

Z drugiej strony warto patrzeć na swój biznes przyszłościowo i pamiętać, że może on ewoluować. A wtedy przydadzą się dodatkowe funkcje kasy online, które początkowo wydawały się zbędne – jak ekran dotykowy czy wspomniany system Android. Wymiana kasy na nową może okazać się jednak zbyt kosztowna, dlatego często opłaca się podjąć ryzyko i zainwestować w nieco bardziej zaawansowany model. Kupno kasy online wyższej klasy warto przemyśleć także ze względu na możliwe uzyskanie zwrotu środków.

Ulga na zakup kasy online

Ulga podatkowa na kasę online wynosi 90% ceny zakupu, o ile nie przekracza ona 700 zł. Może z niej skorzystać każdy, kto jest zobowiązany do wymiany kasy fiskalnej na kasę online i kupi ją w odpowiednim terminie. Dodatkowo ulgę na zakup kasy otrzymają wyłącznie podatnicy, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach. Oczywiście do uzyskania zwrotu wymagana jest faktura potwierdzająca zakup kasy i dowód zapłaty pełnej należności za urządzenie.

Fiskalizacja kasy online – jak przebiega proces rejestracji?

Żeby kasa online była dopuszczona do użytku, musi posiadać potwierdzenie od prezesa Głównego Urzędu Miar. Wybieraj urządzenia wyłącznie z takim potwierdzeniem. Kiedy już je kupisz, to następnie czeka Cię zgłoszenie kasy fiskalnej online do ewidencji.

Dobra wiadomość – dzięki komunikacji zdalnej kasy online jej fiskalizację możesz wykonać całkowicie zdalnie, nie musisz stawiać się w żadnym urzędzie. Ten proces służy umożliwieniu pracy pamięci urządzenia oraz jego pamięci chronionej i przeprowadza się go tylko raz. Innymi słowy, chodzi o „zalegalizowanie” kasy. Fiskalizacji dokonują serwisanci, którzy zgłaszają podatnika do urzędu skarbowego, który w zamian wystawia numer ewidencyjny kasy fiskalnej. Następnie jest on zapisywany w pamięci urządzenia z NIP, co uruchamia pamięć i tryb fiskalny kasy. Wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji i wysłanie go do Repozytorium kończy cały proces.

Pamiętaj, że po zarejestrowaniu kasy online musisz wyrejestrować starą kasę fiskalną z ewidencji w urzędzie skarbowym.

Dowiedz się więcej o księgowości internetowej: Księgowość internetowa czy biuro rachunkowe – co wybrać i czym się kierować

Kary za brak wymiany kasy fiskalnej na kasę online

Przedsiębiorcy, którzy na czas nie wymienią kasy fiskalnej, utracą możliwość uzyskania ulgi na zakup nowej kasy online. To nie wszystkie niedogodności, jakie czekają na spóźnialskich – brak instalacji kasy online w terminie może wiązać się z ustaleniem dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 30% kwoty podatku (od nabycia towarów i usług). Dotkliwą karą mogą być również grzywny, które obowiązują w takim samym wymiarze co w przypadku klasycznych kas fiskalnych. Jej minimalna wartość wynosi 10 stawek dziennych.

Kary nie dotyczą osób, które w terminie nie wymieniły urządzeń rejestrujących, jeśli w tym czasie ich działalność gospodarcza była zawieszona.

Jeśli wciąż masz pytania odnośnie do kas fiskalnych online, to skontaktuj się z naszym biurem poprzez wiadomość e-mail, telefon lub formularz w zakładce kontakt. Pełny zakres usług znajdziesz na stronie https://www.br-progres.pl/.