Samozatrudnienie a umowa o pracę – możliwości, korzyści, koszty

Samozatrudnienie, inaczej własna działalność gospodarcza czy działalność B2B (business to business) jest jedną z najpowszechniejszych form świadczenia usług na rzecz innej firmy obok tradycyjnej umowy o pracę, umowy zlecenia czy o dzieło. Niestety sama definicja samozatrudnienia nie została nigdzie w przepisach opisana i w dużym uproszczeniu można przyjąć, że jest to zastąpienie zatrudnienia na podstawie np. umowy o pracę inną umową cywilnoprawną z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą.

Możliwości jakie daje samozatrudnienie

Jako że przepisy nie zabraniają nam założenia własnej firmy i świadczenia usług na rzecz kogokolwiek to wiele osób wychodzi z założenia, że porzuci dotychczasową umowę o pracę na rzecz działania jako firma u dotychczasowego pracodawcy. Niestety w tym przypadku nie jest to oczywiste i pod względem prawnym i podatkowym. Organy zawsze mogą zakwestionować taki sposób współpracy pomiędzy pracodawcą a byłym pracownikiem dlatego ważne są odpowiednie zapisy w umowie. Inaczej taka forma współpracy może zostać uznana za obejście prawa.

Aby nie narazić się na takie konsekwencje należy pamiętać, że w art. 22 Kodeksu Pracy zawarto konkretne informacje co należy uznać za pracę na etat. I tak: „Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”. Oznacza to, że jeżeli samozatrudnienie będzie wykazywało cechy charakterystyczne dla treści zawartych w powyższym artykule to może ono zostać uznane za standardową umowę o pracę.

Dlatego ważne, aby w ewentualnym kontrakcie (umowie o współpracy) nie zawierać informacji, które są typowe dla umowy o pracę a dotyczących:

• określenia godzin pracy;
• obowiązku wykonywania poleceń drugiej strony kontraktu;
• podległości nas jako samozatrudnionych względem drugiej strony;
• płatnych dni wolnych;
• zobowiązania do przestrzegania wewnętrznego regulaminu firmy;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do świadczenia pracy.

W innym przypadku, bez względu na to jak będziemy nazywać podpisaną umowę, prawie zawsze zostanie ona uznana za typową umowę o pracę.

Umowa o pracę czy działalność gospodarcza? Co jeszcze warto wiedzieć?

Należy również pamiętać, że za działalność gospodarczą nie uznaje się czynności spełniającej łącznie poniższe warunki:

• odpowiedzialność wobec osób trzecich za rezultat naszej pracy oraz jej wykonywanie, z wyłączeniem odpowiedzialności za popełnienie wykroczenia lub przestępstwa, ponosi firma, z którą podpisaliśmy kontrakt;
• praca nasza jest wykonywana pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez drugą stronę;
• nie ponosimy ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Stąd ważnym jest, aby:

• wykazać, że ponosimy cześć odpowiedzialności wobec osób trzecich za rezultat naszej pracy;
• wykazać, że nie wykonujemy czynności pod kierownictwem drugiej strony;
• wykazać, że naszą pracę wykonujemy w miejscu i czasie innym niż wyznaczone przez drugą stronę (umowa nie zawiera na przykład ustalonych godzin pracy, informacji o systemie zmianowym, itp.).

Oczywiście obecnie urzędy nie podchodzą do zapisów umów aż tak bardzo restrykcyjnie jak to miało jeszcze miejsce kilka lat temu, ale ważne jest aby odpowiednio skonstruować naszą umowę/kontrakt. Podpisując taką umowę o współpracy należy wziąć pod uwagę, że między stronami powinna mieć miejsce równość stron i że umowa powinna zawierać pewien zakres swobody dla nas w zakresie czasu i miejsca pracy oraz zawierać zakres odpowiedzialności nie tyle wobec naszego kontrahenta ile wobec osób/firm trzecich za szkody spowodowane przez nas.

Samozatrudnienie i umowa o pracę jednocześnie

W sytuacji gdy nie chcemy ryzykować na samym początku to możemy również połączyć pracę na etacie z pracą na własny rachunek. Najważniejsze aby w naszej umowie o pracę nie było klauzuli o zakazie konkurencji oraz aby nasza działalność jako przedsiębiorcy nie była w konflikcie z pracą na etacie w zakresie konkurencji na rynku określonej w odrębnych przepisach.

Wiele pracowników etatowych decyduje się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, w ramach której realizują swoje hobby w czasie wolnym. Przykładem są osoby, które po godzinach pracy wytwarzają różnego typu wyroby rękodzielnicze (np. ozdoby z drewna, przedmioty codziennego użytku) lub oferują usługi takie jak wizaż, naprawy sprzętu elektronicznego, lub inne.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby, których dotyczy samozatrudnienie i umowa o pracę jednocześnie, posiadają tzw. zbieg tytułów do ubezpieczeń. Obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń jest w tym przypadku stosunek pracy. Oznacza to, że pracownicy osiągający z tytułu UoP co najmniej minimalną pensję krajową, nie są zobowiązani do odprowadzania składek emerytalnych i rentowych z tytułu prowadzonej działalności (są one dobrowolne). Podobnie dobrowolna jest składka na ubezpieczenie chorobowe. Obowiązkowa w tym przypadku jest jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne (niezależnie od wysokości dochodów uzyskiwanych w ramach pracy na etacie).

Zyski i korzyści z samozatrudnienia

Jedną z niekwestionowanych korzyści z bycia własnym szefem jest możliwość:

• sterowania swoim czasem pracy. Od nas zależy czy, kiedy i w jakim zakresie poświęcimy czas na pracę;
• swobodnego organizowania pracy. My sami dobieramy sobie narzędzia, itd.;
• odliczania od naszych przychodów wydatków, które ponieśliśmy, a które są związane z wykonywaną przez nas pracą;
• podjęcia współpracy z wieloma innymi firmami. Nie jesteśmy uzależnieni tylko od naszego pracodawcy.

Nie są to oczywiście korzyść wymierne finansowo, ale jedne z najważniejszych, które determinują wielu do założenia jednoosobowej firmy. Natomiast typowe korzyści finansowe to:

• brak składek ZUS w sytuacji gdy jednocześnie pracujemy na etacie i prowadzimy jednoosobową działalność. Warunkiem skorzystania z tej preferencji jest fakt uzyskiwania dochodów z pracy równych lub wyższych niż minimalne;
• możliwość opodatkowania podatkiem liniowym już w pierwszym roku działalności – pod warunkiem, że nie współpracujemy z naszym dotychczasowym pracodawcą;
• możliwość skorzystania z „ulgi na start”, ale w sytuacji gdy nie współpracujemy z byłym pracodawcą;
• możliwość skorzystania z tzw. „małego ZUS”, ale również na tych samych zasadach co powyżej – czyli gdy nie wystawiamy faktur naszemu byłemu pracodawcy;
• możliwości rozliczenia podatku VAT gdy zarejestrujemy się jako czynni podatnicy tego podatku;
• obniżenie podstawy do obliczenia podatku PIT poprzez ponoszenie kosztów związanych z prowadzeniem przez nas działalności.

Ostatni punkt jest dość istotny jeżeli chodzi o rozgraniczenie kosztów, które mogą być kosztami uzyskania przychodu od tych kosztów, które zostaną przez Urząd Skarbowy potraktowane jako koszty osobiste. Katalog tego co nie może zostać uznane za KUP zawiera art. 23 ustawy o PIT. Niemniej jednak pojedynczej osobie trudno jest uznać co akurat może uznać za koszt. Dlatego wiele zależy od interpretacji przepisów. W ostatnim czasie fiskus pokazuje swoje bardziej liberalne oblicze co ma odzwierciedlenie z najnowszych interpretacjach podatkowych.

I tak np. w uzasadnionych przypadkach będziemy mogli uznać za koszt podatkowy kursy językowe (interpretacja nr 0114-KDIP3-1.4011.412.2017. 2.AM), studia MBA (nr 0114-KDIP3-1.4011.278.2019.1.AC) czy koszty utrzymania mieszkania w sytuacji gdy mamy w nim zarejestrowaną działalność (nr 0112– KDIL3-3.4011.108.2019.1.DS). W koszty będziemy mogli również ująć użytkowanie samochodu, zakup materiałów biurowych, rozliczyć abonament telefoniczny. Wszystko oczywiście zależy od zakresu i profilu naszej działalności, ale widać, że najnowsze podejście do tych tematów jest korzystniejsze dla podatników.

Niestety Urzędy Skarbowe nadal stoją na stanowisku, że wydatki na okulary korekcyjne, pakiet medyczny, kurs na prawo jazdy czy ubiór nadal stanowią wydatek osobowy i nie mogą zostać uznane za KUP pomimo, że świadczymy pracę przed komputerem, jeździmy do naszych kontrahentów by odbyć z nimi rozmowy biznesowe.

Koszty i ryzyko związane z samozatrudnieniem

Bardzo ważnym aspektem jest fakt, że jako osoby samozatrudnione mamy mniej przywilejów niż osoby na etacie. Ma to związek między innymi z faktem, że:

• pracujemy na własny rachunek i własne ryzyko;
• na nas ciąży obowiązek pozyskiwania klientów i mamy większą odpowiedzialność za jakość wykonanych przez nas usług;
• ponosimy odpowiedzialność za nasze rozliczenia związane z ZUS-em i US (musimy pamiętać o terminach i obowiązkach księgowo-podatkowych);
• nie przysługuje nam urlop czy inne przywileje pracownicze.

Ważne są również koszty związane z prowadzeniem własnej działalności. Nie będziemy mogli na przykład skorzystać jako przedsiębiorcy ze szkoleń jakie nasz kontrahent zapewnia swoim pracownikom na umowę o pracę. Sami musimy ponieść koszty naszego rozwoju, rozwijania umiejętności czy tzw. „looku”.

Należy również pamiętać, że sami za siebie opłacamy składki ZUS czy podatek PIT oraz ponosi konsekwencje ich niezapłacenia lub opóźnienia w płatnościach.

Gdy w ramach ograniczenia ryzyka i kosztów naszej działalności zechcemy świadczyć usługi tylko dla naszego byłego pracodawcy nie skorzystamy w żadnym zakresie z „ulgi na start” czy „małego ZUS-u”. Nie będziemy mogli również skorzystać w tej sytuacji z rozliczania się podatkiem liniowym co może być niekorzystne dla osób, których dochody są spore i te osoby wejdą w tzw. drugi próg podatkowy.

Umowa B2B czy umowa o pracę? Na co się zdecydować?

Podsumowując kwestia pracy na etat czy założenia własnej działalności gospodarczej nie jest łatwa do podjęcia bez wstępnej analizy kosztów i korzyści. Wiele zależy również od indywidualnych preferencji każdej osoby i jej skłonności do ryzyka. Niemniej jednak jeżeli już jesteśmy zdecydowani, że własna działalność gospodarcza jest tym co chcemy i jesteśmy gotowi podjąć to wyzwanie niezbędnym okaże się podjęcie decyzji o formie rozliczenia podatkowego, prowadzeniu księgowości, itp. Tym samym, biorąc pod uwagę doświadczenie naszego Biura w zakresie rozliczania i prowadzenia księgowości dla przedsiębiorców, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu. Nie podejmiemy za Państwa ostatecznej decyzji, ale na pewno pomożemy skalkulować ewentualne korzyści oraz wyszczególnimy koszty związane z prowadzeniem własnego biznesu.

Polecamy również nasze wcześniejsze artykuły:

Jak założyć działalność gospodarczą przez internet? 

Formy opodatkowania podatkiem dochodowym – jakie możliwości mają przedsiębiorcy?