Faktura – czym jest i co powinna zawierać?

Każde przedsiębiorstwo bez względu na swoją formę jest zobowiązane do prowadzenia księgowości. Podstawowymi dokumentami, które to umożliwiają, są faktury. Warto wiedzieć, jaka jest ich rola w prowadzeniu firmy oraz jakie elementy powinny zawierać, aby być pełnowartościowym dowodem księgowym.

Co to jest faktura i jakie spełnia zadania?

Faktura należy do najważniejszych oficjalnych dokumentów księgowych. Stanowi bowiem potwierdzenie transakcji zawartej pomiędzy dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Stanowi więc dowód zakupu wszelkich towarów lub usług. Jest zatem niezwykle istotna z punktu widzenia funkcjonowania każdej firmy, zwłaszcza przy prowadzeniu jej księgowości, jak również w rozliczeniach podatkowych. 

Dla nabywców jest dowodem zakupu, dzięki któremu może odliczyć podatek VAT oraz rozliczyć koszty firmowe. Pozwala też na ewentualne reklamacje. Z kolei dla sprzedawcy towaru lub usługi jest najważniejszym źródłem informacji dotyczących analizy sprzedaży, płynności finansowej oraz wierzytelności. Faktura stanowi również najważniejszy dowód dla urzędów skarbowych, które kontrolują prawidłowość prowadzonej działalności gospodarczej.

Faktury – konieczne nie tylko w Polsce

Zarówno w Polsce, jak i w innych krajach europejskich, firmy są zobowiązane do wystawienia faktury, jeśli miała miejsce jakakolwiek transakcja handlowa. Ewidencja tych dokumentów umożliwia nie tylko śledzenie przychodów i wydatków przedsiębiorstwa, ale również ich właściwe rozliczenia podatkowe.

W naszym kraju zasady wystawiania faktur określa Ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z jej postanowieniami, każdy przedsiębiorca jest zobligowany do wystawienia tego dokumentu do 15. dnia kolejnego miesiąca, następującego po tym, w którym miała miejsce sprzedaż towarów lub usług.

Natomiast art. 106 b ust. 3 zobowiązuje do wystawiania faktury na żądanie nabywcy towarów lub usług, jeśli zostało ono zgłoszone do 3 miesięcy od ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi. 

Faktura to dokument wystawiany jedynie przez przedsiębiorców. Nie mogą jej wystawić osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Na żądanie zleceniodawcy mogą one wystawić jedynie rachunek.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej w temacie nowych matryc stawek VAT, zapraszamy do zapoznania się z naszym wpisem: https://br-progres.pl/blog/nowa-matryca-stawek-vat/

Co musi zawierać faktura?

Biorąc pod uwagę, że faktura jest oficjalnym dokumentem księgowym, który potwierdza zawarcie transakcji między dwoma przedsiębiorstwami, obligatoryjnie powinna zawierać informacje dotyczące obu podmiotów gospodarczych, czyli sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług, czyli ich nazwy, adresy oraz numery NIP. Do obowiązkowych elementów tego dokumentu należy także jego numer, data wystawienia, a także opis towarów lub usług, których dotyczy sprzedaż – m.in. ich ilość, cena jednostkowa oraz łączna kwota przeprowadzanej transakcji. Niezwykle istotne są tu również informacje dotyczące stawki i wysokości podatku VAT oraz kwota brutto do zapłaty.

Zakazane jest natomiast wystawianie tzw. “pustych faktur”. Mówimy tutaj o sytuacjach kiedy de facto nie doszło do żadnej transakcji handlowej a mimo to faktura została wystawiona. W takim przypadku strony posługujące się taką fakturą narażają się na bardzo dotkliwe sankcje wynikające z Kodeksu Karnego Skarbowego (KKS).

Jak wystawić fakturę?

Jak wspomnieliśmy, wystawienie faktur jest kluczowym elementem dokumentowania sprzedaży. Każdy właściciel firmy ma obowiązek to zrobić, gdy sprzedaje towar lub świadczy usługi na rzecz innych przedsiębiorstw.

Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla wystawcy, drugi dla nabywcy. Może być zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, np. w formacie DOC. lub PDF. Do ich wystawiania służą specjalne programy komputerowe – płatne i darmowe. Takie usługi świadczą również banki, w których przedsiębiorcy mają założone swoje konta firmowe.

Korzystając z usług BR Progres zapewniają sobie Państwo stały i darmowy dostęp do aplikacji umożliwiającej wystawianie faktur również w strukturze KSeF, o której mowa poniżej.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej w temacie jak wystawiać fakturę, zapraszamy do zapoznania się z wpisem blogowym który jest poświęcony temu temacie:  https://br-progres.pl/blog/jak-wystawiac-faktury-vat-najwazniejsze-zasady/

Obowiązkowe e-faktury?

Przedsiębiorcy mogą również wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów. Jest to ogólnokrajowy program informatyczny, pozwalający zarówno na wystawianie, jak i otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, który już od lipca przyszłego roku będzie obowiązkowy dla zdecydowanej większości osób prowadzących działalność gospodarczą.

Istotne jest również to, że każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania faktur przez określony czas. Zgodnie z polskimi przepisami prawa podatkowego, musi je zachować przez 5 lat od końca roku, w którym dokonano transakcji.