Jak się przygotować do kontroli podatkowej i co warto wiedzieć przed jej rozpoczęciem?

Kontrola podatkowa może dotyczyć każdego podatnika i mieć różny cel. Właściwe przygotowanie do kontroli pozwala zminimalizować ryzyko błędów, a przez to zyskać spokój i uniknąć ewentualnych konsekwencji prawnych. Co warto wiedzieć przed jej rozpoczęciem, aby cały proces przeszedł jak najsprawniej?

Czym dokładnie jest kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa może być przeprowadzana przez organy administracji skarbowej. Jej celem jest sprawdzenie, czy przedsiębiorca prawidłowo wywiązuje się ze swoich obowiązków skarbowych i formalnych. Kontrolę mogą przeprowadzić określone organy, w ramach przydzielonych im przez państwo kompetencji. Kontrolę podatkową prowadzi zwykle urząd skarbowy. 

Przedsiębiorcy mogą spotkać się także z kontrolą celno-skarbową czy kontrolą ZUS, które przeprowadzane są według innych zasad. W tym artykule skupimy się na kontroli podatkowej – prowadzonej przez urząd skarbowy (lub inny uprawniony podobny podmiot w ramach swoich kompetencji, np. urząd miasta).

Cel i zasady przeprowadzania kontroli podatkowej

Kontrola musi przebiegać według określonych prawem zasad. W Polsce zasady kontroli skarbowej definiuje Ordynacja podatkowa w rozdziale szóstym. Zgodnie z paragrafem drugim tej ustawy „celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego”. Kontroli mogą zostać poddani zarówno przedsiębiorcy jak i osoby fizyczne czy inkasenci – wszyscy, których dotyczy obowiązek płacenia podatków.

W Ustawie zawarto informację, że kontrola podatkowa jest przeprowadzana z urzędu – tzn. z inicjatywy uprawnionego organu. Tym samym zgłoszenie nieprawidłowości do organu nie musi skutkować wszczęciem kontroli (choć urząd często podejmuje taką decyzję). Zależy to jednak całkowicie od decyzji urzędu, którego nie można „zmusić” do wszczęcia kontroli. Także przebieg kontroli podatkowej jest ściśle określony w przepisach – w paragrafach od 282 do 292 wspomnianej ustawy.

Procedura kontroli podatkowej – z jakich etapów się składa?

Co istotne, podatnik powinien zostać powiadomiony o kontroli z wyprzedzeniem – minimum 7 dni wcześniej. Kontrola może odbyć się nie wcześniej niż 7 dni po odebraniu zawiadomienia, jednocześnie nie później niż 30 dni po tym terminie.

Zwykle kontrola podatkowa przebiega w następujący sposób:

1. Zawiadomienie o kontroli – zgodnie ze wskazanym wyżej terminem. Jednocześnie trzeba mieć świadomość, że w niektórych sytuacjach (np. przy podejrzeniu przestępstwa lub prowadzenia niezgłoszonej działalności gospodarczej) kontrola może zostać rozpoczęta bez wcześniejszego uprzedzenia.
2. Rozpoczęcie kontroli – która może odbywać się w siedzibie lub w miejscu prowadzenia działalności, a także w innych miejscach, w których przechowywane są dokumenty. Za zgodą przedsiębiorcy, kontrola może odbywać się także w siedzibie urzędu. Przed rozpoczęciem czynności, kontroler powinien okazać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli (który zawiera informację o dniu zakończenia kontroli).
3. Czynności kontrolne – kontrolerzy analizują dokumenty księgowe, rejestry podatkowe, faktury i inne materiały ważne dla potwierdzenia prawidłowości rozliczeń podatkowych. Jeśli czynności są prowadzone w firmie, mają miejsce w godzinach jej pracy (lub przez 8 godzin każdego dnia, jeśli firma pracuje krócej). 
4. Sporządzenie protokołu – dokument zawiera podsumowanie przeprowadzonej kontroli oraz wnioski. Warto pamiętać, że przedsiębiorca ma prawo zgłosić swoje uwagi do protokołu.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości urząd może wydać decyzję nakładającą dodatkowe zobowiązania podatkowe lub kary. Co ważne, przedsiębiorca ma prawo odwołać się od tej decyzji.

Jak przygotować się do kontroli podatkowej? O czym warto pamiętać?

Aby dobrze przygotować się do kontroli, warto wykonać kilka działań jeszcze przed jej rozpoczęciem.

Zbierz i zorganizuj dokumentację księgową 

Sprawdź, czy wszystkie dokumenty są kompletne, czytelne i uporządkowane. W szczególności dotyczy to faktur sprzedażowych, zakupowych, umów, raportów finansowych oraz deklaracji podatkowych.

Zgodnie z polskim prawem, dokumenty podatkowe muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Przechowuj dokumentację w formie papierowej lub elektronicznej w sposób, który umożliwia szybkie jej odnalezienie w razie potrzeby.

Przeprowadź kontrolę wewnętrzną

Przed rozpoczęciem kontroli urzędu warto wykonać własny audyt podatkowy – samodzielnie lub z pomocą profesjonalistów, np. z biura rachunkowego. W ten sposób możesz zidentyfikować ewentualne błędy i – jeśli możliwe – skorygować je na czas. Jeśli natomiast znajdziesz dawne uchybienie, możesz złożyć czynny żal/powiadomić urząd skarbowy z własnej inicjatywy.

Poinformuj pracowników o kontroli

Osoby odpowiedzialne za księgowość powinny w razie potrzeby udzielić koniecznych wyjaśnień. Dobrą praktyką jest wyznaczenie konkretnej osoby do kontaktu z urzędnikami, choć trzeba mieć świadomość, że urząd może przesłuchiwać i legitymować wszystkie osoby zatrudnione w firmie.

Jakie są prawa i obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli?

W trakcie kontroli podatnik ma określone prawa (z których warto skorzystać), a także obowiązki, które trzeba znać, aby procedura przebiegła jak najsprawniej.

Obowiązki przedsiębiorcy w trakcie kontroli podatkowej:

• Udostępnienie dokumentacji wymaganej przez kontrolerów.
• Umożliwienie oględzin majątku oraz poruszania się po terenie firmy.
• Zapewnienie dostępu do pomieszczeń firmowych, w których przechowywane są dokumenty.
• Udzielanie wyjaśnień na temat prowadzonej działalności i dokumentacji.
• Umożliwienie kontrolerom utrwalanie dokumentów na zdjęciach, wideo lub z wykorzystaniem innych mediów (np. nagrywanie dźwięku, kserokopie).
• Zapewnienie osobnego miejsce pracy dla kontrolerów oraz ułatwienie im dostępu do dokumentów.

Prawa przedsiębiorcy w trakcie kontroli:

• Możliwość zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli (w terminie 14 dni od jego otrzymania).
• Prawo do obecności (aktywnego udziału) przy wszystkich czynnościach kontrolnych oraz do sporządzania notatek.
• Prawo do odwołania się od decyzji pokontrolnej.
• Prawo do żądania przeprowadzenia kontroli w sposób niezakłócający normalnego funkcjonowania firmy.
• Prawo do wyznaczenia pełnomocnika na czas kontroli (może to być osoba fizyczna, np. prawnik lub księgowy).

Na jakie błędy uważać?

Wiele problemów związanych z kontrolą podatkową wynika z nieświadomości lub niedostatecznego przygotowania przed wizytą kontrolerów w firmie. To między innymi: 

• Niekompletne dokumenty – nawet drobne braki mogą być podstawą do wydania decyzji o nieprawidłowościach.
• Niezrozumienie zakresu kontroli – a przez to przygotowanie błędnych dokumentów.
• Brak współpracy lub przemilczanie faktów – utrudnianie pracy kontrolerów może prowadzić do dodatkowych konsekwencji prawnych. Warto postawić na transparentność i proaktywność w komunikacji z urzędnikami.

Częstym błędem jest nieskorzystanie z prawa do zgłaszania uwag do protokołu (oczywiście w sytuacji, gdy podatnik rzeczywiście ma takie uwagi). Może to utrudnić lub uniemożliwić odwołanie się od decyzji w późniejszym terminie. 

Dobrą praktyką jest też pisemne prowadzenie komunikacji (lub potwierdzanie pisemnie najważniejszych ustaleń podczas kontroli). Osoba wskazana do kontaktu z urzędnikami powinna mieć pełną wiedzę o sprawach księgowych firmy, szczególnie w zakresie którego dotyczy kontrola.